Die Richtlinie (EU) 2019/1937, auch bekannt als Whistleblower-Richtlinie, trat am 16. Dezember 2019 in Kraft. Diese Richtlinie markiert den Beginn eines verstärkten Schutzes für diejenigen, die Verstöße gegen EU-Recht in ihrem beruflichen Umfeld melden. Durch diese Richtlinie wurden die Mitgliedstaaten verpflichtet, ihre nationalen Gesetze anzupassen, um ein einheitliches Schutzniveau für Hinweisgeber in der gesamten EU zu gewährleisten.
Die Richtlinie unterstreicht die Bedeutung des Schutzes von Hinweisgebern und stellt sicher, dass Unternehmen über geeignete Kanäle verfügen, um Verstöße gegen das Unionsrecht zu melden.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie im Einzelnen
Zielsetzung: Hauptzweck der Richtlinie ist es, eine Grundlage zu schaffen und EU-weit eine Angleichung der nationalen Rechtsvorschriften zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, zu erreichen.
Zeitplan für die Umsetzung
Allgemeine Einführung: EU-Mitgliedstaaten hatten eine Frist bis zum 17. Dezember 2021, um Gesetze und Verordnungen zu erlassen, die den Anforderungen der Richtlinie entsprechen.
Besondere Bestimmungen für mittelgroße Unternehmen: Die Richtlinie schreibt vor, dass juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors, die zwischen 50 und 249 Personen beschäftigen, bis zum 17. Dezember 2023einen internen Meldekanal (IRC) einrichten müssen.
Bei der Einrichtung dieses internen Meldekanals müssen die folgenden Säulen im Vordergrund stehen:
Vertraulichkeit: Sicherstellung der Privatsphäre des Hinweisgebers.
Umgehende Bestätigung: Bestätigung eingegangener Meldungen innerhalb eines Zeitrahmens von 7 Tagen.
Unparteiische Handhabung: Beauftragung einer unparteiischen Person, die speziell für die Bearbeitung von Meldungen zuständig ist.
Zeitnahe Rückmeldung: Verpflichtung, innerhalb von drei Monaten Rückmeldung an den Hinweisgeber bezüglich der eingereichten Meldung zu geben.
Transparente Meldewege: Sicherstellung des Schutzes von Hinweisgebern, die innerhalb des Geltungsbereichs der Richtlinie wahrheitsgemäße Meldungen einreichen. Zu den Schutzmaßnahmen gehören strengste Vertraulichkeit, Unterstützung durch Behörden, Rechtsbeistand und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, einschließlich des Ausschlusses der Haftung in bestimmten Fällen und einer umgekehrten Beweislast.
Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, alle Aufzeichnungen zu den Meldungen und die dazugehörige Dokumentation aufzubewahren, um die auferlegten Anforderungen zu erfüllen.
Wesentliche Aspekte und Ziele der EU-Whistleblower-Richtlinie
Ausgedehnter Geltungsbereich: Die Richtlinie deckt ein breites Spektrum von Bereichen ab, darunter öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Geldwäsche, Produkt- und Transportsicherheit, nukleare Sicherheit, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Umweltschutz und mehr.
Mehrere Meldekanäle: Hinweisgeber werden ermutigt, zunächst interne Meldekanäle innerhalb ihrer Organisationen zu nutzen. Wenn diese jedoch nicht effektiv sind oder zu Vergeltungsmaßnahmen führen könnten, können sie sich auch direkt an die zuständigen nationalen Behörden wenden oder unter bestimmten Umständen auch eine öffentliche Meldung abgeben.
Schutzmaßnahmen: Die Richtlinie legt fest, dass die Mitgliedstaaten jede Form von Repressalien gegen Hinweisgeber verbieten müssen, einschließlich Entlassung, Degradierung, Belästigung und andere Formen unfairer Behandlung.
Vertraulichkeit: Die Identität von Hinweisgebern muss vertraulich bleiben, es sei denn, sie geben ihre ausdrückliche Zustimmung zur Offenlegung ihrer Identität.
Öffentlicher und privater Sektor: Die Richtlinie gilt sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Sektor. Im privaten Sektor gilt sie für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, es sei denn, es wird eine Sonderregelung für Unternehmen mit weniger Mitarbeitern getroffen.
Die Beweislast: Wenn nachteilige Maßnahmen gegen den Hinweisgeber ergriffen werden, anzunehmenderweise als Vergeltung für eine Meldung, verlagert sich die Beweislast auf die Person, welche die nachteilige Maßnahme durchgeführt hat, die dann nachweisen muss, dass sie aus anderen Gründen als Vergeltung gehandelt hat.
Unterstützung und Hilfe: Die Mitgliedstaaten sind verpflichtet, Hinweisgebern Informationen, Beratung und sogar kostenlosen Rechtsbeistand anzubieten, um sicherzustellen, dass sie ihre Rechte kennen und während des gesamten Verfahrens unterstützt werden.
WICHTIG: iubenda hat ein spezielles Tool entwickelt, das Sie bei der Verwaltung von schriftlichen Whistleblower-Meldungen unterstützt. Die Richtlinie verlangt jedoch auch, dass Unternehmen persönliche und mündliche Meldemethoden innerhalb ihrer internen Kanäle einrichten (und Hinweisgebern, die diese nutzen, den gleichen Schutz bieten).
Das Whistleblowing Management Tool von iubenda hilft Unternehmen in der EU, die Einhaltung der Vorschriften zu sicherzustellen. Wir haben unser Produkt so konzipiert, dass es die Verwaltung innerhalb von Organisationen vereinfacht, Hinweisgeber schützt und sicherstellt, dass Unternehmen sich konsequent an die Gesetze halten.
Unser Tool bietet ein benutzerfreundliches Meldeformular für Mitarbeiter und andere Beteiligte und ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Prozess über ein intuitives Multifunktions-Dashboard zu verwalten.
WICHTIG: Auch wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz außerhalb der EU hat,muss eine EU-Niederlassung mit mindestens 50 Mitarbeitern diese neue Richtlinie ebenfalls einhalten.
⚠️ Das Whistleblowing Management Tool von iubenda ist im Ultimate-Plan enthalten und kann mit einem Klick aktiviert werden. Keine Konfiguration erforderlich.
1. Aktivieren Sie das Whistleblowing Management Tool
Klicken Sie in Ihrem iubenda-Dashboard einfach auf „Aktivieren“.
⚠️ Sobald Sie das Whistleblowing Management Tool aktiviert haben, müssen Sie auf die Schaltfläche „Einbetten“ in der Kachel Whistleblowing klicken, um mit dem Einbetten des Formulars fortzufahren. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie keine Whistleblower-Meldungen erhalten können. Nachstehend sehen Sie, wie Sie Ihr Whistleblowing Management Tool einbetten können ⬇️
2. Einbetten
💡 Denken Sie daran, dass ein gut sichtbares Formular allen hilft, die eine Meldung machen möchte, dies problemlos zu tun.
Klicken Sie nach der Aktivierung auf „Einbetten“, um das Meldeformular für den einfachen Zugriff durch Mitarbeiter oder andere potenzielle Hinweisgeber zu integrieren.
Als nächstes finden Sie in diesem Abschnitt alle Optionen zum Einbetten des Formulars:
Direkter Link: Verwenden Sie einen direkten Link, wenn Sie Ihre Nutzer direkt zu Ihrem Formular weiterleiten möchten, anstatt ein modales Fenster zu verwenden. Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn an einer günstigen Stelle ein, sei es auf Ihrer Website, in Ihrem Intranet, in Ihrer Whistleblower-Richtlinie oder wo auch immer Sie den Link benötigen.
Fügen Sie in der Fußzeile ein Widget hinzu: Verwenden Sie den bereitgestellten Code, um das Formular direkt in Ihre Website einzubetten. Sie können wählen, ob die Schaltfläche weiß oder schwarz sein soll, oder ob Sie das Design ganz entfernen möchten. Kopieren Sie ihn einfach und fügen Sie ihn an der Stelle in den Body-Bereich Ihrer Website ein, wo Sie die Schaltfläche anzeigen möchten. Wenn Nutzer auf diese Schaltfläche klicken, wird das Formular in einem modalen Fenster geöffnet.
Betten Sie das Formular in den Body ein: Wenn Sie das Formular direkt in den Body-Bereich einer Webseite einbetten, wird es so integriert, als wäre es Teil Ihrer Website. Kopieren Sie dazu das JavaScript-Snippet und fügen Sie es in den HTML-Code der Seite ein, die Sie für diesen Zweck vorgesehen haben.
PDF-Druckversion mit QR-Code: Dies dient als Offline-Erweiterung des Online-Formulars und ist für die Verteilung in Papierform vorgesehen. Drucken Sie das PDF einfach aus und hängen Sie es aus oder verteilen Sie es nach Bedarf. Die PDF-Datei enthält einen QR-Code, der Nutzer beim Scannen zum entsprechenden Online-Meldeformular für Hinweisgeber führt.
⚠️ Tipps:
Die Verwendung eines direkten Links garantiert, dass das Formular auf verschiedenen Plattformen einheitlich angezeigt wird.
Stellen Sie sicher, dass das Formular unabhängig von der gewählten Einbettungsmethode leicht erkennbar ist.
Auch wenn die Fußzeile der Website für den allgemeinen Zugriff empfohlen wird, sollten Sie je nach Struktur Ihres Unternehmens auch andere strategische Stellen in Betracht ziehen.
Wo platziere ich den iubenda Whistleblowing-Link?
Das bleibt ganz Ihnen überlassen. Am besten ist jedoch die Fußzeile Ihrer Website. Das ist eine gute Position, um auf jeder Seite sichtbar zu sein.
3. Nutzermeldungen
Nach der Aktivierung können Hinweisgeber wählen, ob sie ihre Meldung anonym oder unter Angabe ihrer Identität über das auf Ihrer Website eingebettete Formular vornehmen möchten. Dabei können sie Details wie die Art der Rechtsverletzung oder des Fehlverhaltens angeben, ein genaues Datum nennen und den Sachverhalt beschreiben. Anschließend können sie einfach auf „Meldung einreichen“ klicken, um das ausgefüllte Formular abzusenden.
Nach dem Absenden des Formulars erhält der jeweilige Hinweisgeber automatisch eine Empfangsbestätigung.
3.1 Beauftragung eines Whistleblowing-Managers
❗️ Direkte Beauftragung über unser Tool
Nutzen Sie unser Tool, um auf effiziente und nahtlose Weise einen Whistleblowing-Manager zu beauftragen, und so den Prozess reibungsloser und integrierter zu gestalten. Damit entfällt zudem die Notwendigkeit eines separaten Beauftragungsformulars.
Benachrichtigung bei Dashboard-Zugriff
Wenn jemand ohne die erforderlichen Berechtigungen versucht, auf das Whistleblowing-Dashboard zuzugreifen, wird der betreffenden Person folgende Meldung angezeigt:
Sie verfügen nicht über die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf dieses Tool.
Der Zugriff auf das Whistleblowing-Dashboard ist auf Whistleblowing-Manager beschränkt. Wenn Sie Zugriff auf dieses Dashboard benötigen, wenden Sie sich bitte an den Administrator des Kontos, um eine Rolle als Whistleblowing-Manager zu beantragen. Administratoren können Rollen über den Abschnitt „Teams“ auf der Seite Kontoverwaltung verwalten. Bitte beachten: Aufgrund rollenspezifischer Einschränkungen können Administratoren die Rolle des Whistleblowing-Managers nicht übernehmen und können bestimmte Einbettungsfunktionen wie PDF-Downloads, Vorschau usw. nicht nutzen.
Schritte für Administratoren
Gehen Sie zu „Teams“: Diese finden Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Dropdown-Menü oben rechts.
Weisen Sie die Rolle zu: Klicken Sie auf + Nutzer hinzufügen und wählen Sie dann das entsprechende Teammitglied als Whistleblowing-Manager aus, indem Sie dessen E-Mail-Adresse eingeben.
Senden Sie die Einladung: Das ausgewählte Mitglied erhält eine E-Mail, um diese Rolle anzunehmen.
Annahme der Rolle: Sobald die Rolle angenommen wurde, kann die betreffende Person auf das Whistleblowing-Dashboard zugreifen.
Hinweis für Administratoren
Administratoren können aufgrund bestimmter Rollenbeschränkungen keine Whistleblowing-Manager sein. Dies gewährleistet eine klare Aufgabentrennung innerhalb der Organisation für eine bessere Compliance und Verwaltung.
4. Whistleblowing-Dashboard
Wenn ein Hinweisgeber eine Meldung einreicht, erhält der Whistleblowing-Manager sofort eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Whistleblowing-Manager kann dann über das Dashboard auf alle Meldungen zugreifen und im Nu den Status jeder einzelnen Meldung feststellen.
In Ihrem Whistleblowing-Management-Dashboard haben Sie vollen Zugriff auf alle Anfragen mit allen notwendigen Details: Erstellungsdatum, Typ, Hinweisgeber, Status und ein Detailsymbol.
Wenn Sie auf eine Meldung klicken, werden alle Details der Meldung sichtbar. So können Sie alle gemeldeten Probleme umgehend angehen und gleichzeitig einen sicheren und vertraulichen Kanal für Hinweisgeber gewährleisten.
Über das Feld „Meldungsdetails“ haben Sie die Möglichkeit, jeder Meldung einen Status zuzuweisen, Notizen hinzuzufügen und um die verschiedenen Phasen der Meldungsbearbeitung zu verfolgen.
Der Status der einzelnen Meldungen ist nun deutlich gekennzeichnet, so dass Sie leichter nachvollziehen können, in welchem Stadium sich die einzelnen Meldungen befinden.
Schrittweise Statusbestätigung
Überprüfen Sie, bevor Sie fortfahren: Whistleblowing-Manager müssen den aktuellen Status überprüfen und bestätigen, bevor sie zum nächsten Schritt übergehen. So wird sichergestellt, dass jede Phase der Meldung ordnungsgemäß bearbeitet wird.
Bestätigung erforderlich: Es ist nicht mehr möglich, fortzufahren, ohne den aktuellen Status zu bestätigen. Dies verleiht dem Vorgang eine zusätzliche Ebene der Gewissenhaftigkeit.
Option zum Hinterlassen von Notizen
Kontext hinzufügen: Whistleblowing-Manager können jetzt zu jedem Status Notizen hinterlassen. Dies bietet sich an, um Details oder Kontext hinzuzufügen und die Handhabung der Meldung transparenter und informativer zu gestalten.
Einfache Nachverfolgung: Diese Notizen helfen dabei, Gedanken, Handlungen und Entscheidungen in jeder Phase genau festzuhalten.
Detailliertes Protokoll für jede Meldung
Chronologische Reihenfolge: Am Ende des Detailfensters einer jeden Meldung befindet sich ein detailliertes Protokoll. Dieses Protokoll listet alle Statusänderungen in chronologischer Reihenfolge auf.
Vollständiger Verlauf: Diese Funktion bietet einen vollständigen Überblick über den Verlauf jeder Meldung durch den Prozess, so dass Sie die ergriffenen Maßnahmen leichter überprüfen und nachvollziehen können.
Diese Aktualisierungen zur Statusverwaltung und das zusätzliche detaillierte Protokoll verbessern den Gesamtprozess der Verwaltung von Whistleblower-Meldungen. Sie sorgen für Klarheit, gewährleisten Verantwortlichkeit und machen es einfacher, sorgfältige Aufzeichnungen über die Bearbeitung der einzelnen Meldungen zu führen.
Jeder Status im Whistleblowing-Meldeprozess stellt eine bestimmte Phase dar. Hier erfahren Sie, was diese bedeuten und wie Sie diese verwalten können:
Eingegangen: Sobald Sie eine Meldung erhalten haben, überprüfen Sie diese und gehen zum nächsten Schritt über. Denken Sie daran, dass das Online-Formular nach dem Absenden standardmäßig eine Empfangsbestätigung für den Hinweisgeber anzeigt. Bei nicht anonymen Meldungen sollten Sie sich innerhalb von 7 Tagen schriftlich an den Hinweisgeber wenden.
Zulässigkeit → Zulässig/Unzulässig: Ihre erste Aufgabe besteht darin, die Zulässigkeit der Meldung zu beurteilen. Wenn die Meldung die festgelegten Kriterien erfüllt und als zulässig erachtet wird, fahren Sie mit der Bearbeitung fort. Wenn sie jedoch für unzulässig befunden wird, betrachten Sie die Bearbeitung als abgeschlossen. Bei nicht anonymen Meldungen informieren Sie den Hinweisgeber.
Bearbeitung (nur bei Zulässigkeit relevant): Nachdem Sie eine Meldung als zulässig eingestuft haben, sollten Sie sorgfältige Folgemaßnahmen einleiten. Gehen Sie gemäß der Whistleblower-Richtlinie zum nächsten Schritt über und geben Sie dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten nach dem Datum der Bestätigung eine Rückmeldung.
Rückmeldung gegeben (nur für nicht anonyme Meldungen relevant): Teilen Sie dem Hinweisgeber, sofern dessen Identität bekannt ist, nach Abschluss der Folgemaßnahmen Ihre Beurteilung und die daraufhin unternommenen Schritte mit. Wie in der Whistleblower-Richtlinie vorgeschrieben, sollten Sie diese Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten nach der Bestätigung geben.
Bearbeitet: Zu diesem Zeitpunkt haben Sie alle erforderlichen Handlungen ausgeführt und die Meldung gilt als bearbeitet. Beurteilen Sie, ob zusätzliche Schritte für weitere Nachverfolgung oder für interne Zwecke erforderlich sind, bevor Sie die Löschung in Erwägung ziehen.
Informationen gelöscht: Gemäß der Whistleblower-Richtlinie dürfen Meldungen nur so lange aufbewahrt werden, wie es erforderlich und verhältnismäßig ist, um den Anforderungen der Richtlinie oder sonstigen Vorgaben des Unionsrechts oder des nationalen Rechts nachzukommen. In Fällen, in denen durch nationale Gesetze Löschungsvorgaben festgelegt sind, sorgen Sie für deren Einhaltung. Gehen Sie beim Löschen vorsichtig vor, da dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Zusätzliche Ressourcen
Um unseren Nutzern zu helfen und die Effizienz der Handhabung von Meldungen zu verbessern, haben wir eine Reihe von Ressourcen zum Herunterladen vorbereitet:
📜 Anpassbare Vorlage für Whistleblowing-Richtlinien – Die Vorlage für Whistleblowing-Richtlinien dient als grundlegender Entwurf für Organisationen und kann individuell angepasst werden. Sie enthält einen Abschnitt, in dem ein Link zu einem Formular für Online-Einreichungen eingefügt werden kann, und bietet gleichzeitig Flexibilität für die Anpassung an individuelle Bedürfnisse und den Arbeitsstil der Organisation. Darin werden klare Leitlinien festgelegt, die sicherstellen, dass das Team genau weiß, wie es vorzugehen hat, wenn es auf unethisches oder rechtswidriges Verhalten stößt.
👥 Beauftragungsvorlage: Zuweisung der Zuständigkeit – Wir haben eine Beauftragungsvorlage für die Benennung einer Person oder Abteilung zur Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen vorbereitet. Dies trägt dazu bei, den Melde- und Untersuchungsprozess zu rationalisieren, und stellt sicher, dass Verantwortlichkeit gegeben ist und dass Bedenken von denjenigen angegangen werden, die am besten dafür geeignet sind, sie zu handhaben.
