Ihr Unternehmen kann eine Datenschutzbeschwerde eingereicht bekommen, wenn ein Nutzer der Meinung ist, seine Rechte seien verletzt worden. Ihr Unternehmen sollte daher schnellstmöglich auf Beschwerden reagieren, die personenbezogene Daten der Nutzer betreffen.
Dieser 5-Schritte-Leitfaden wird Ihnen bei der Behandlung und Behebung von Datenschutzbeschwerden helfen, die den Unterschied zwischen eine effektive Erledigung der Beschwerde und eine Eskalation bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde ausmachen kann.
💡Datenschutzbeschwerden können für Ihr Unternehmen nützlich sein, da sie häufig Bereiche identifizieren, in denen Prozesse verbessert und zukünftige Risiken verringert werden können.
Bestätigen Sie die Beschwerde so schnell wie möglich. Eine sofortige Bestätigung gibt den Eindruck, dass Ihr Unternehmen reaktionsschnell und effizient ist, und es spart Ihnen Zeit, indem es den Nutzern verhindert, eine Folgemeldung zu verschicken.
Selbst wenn die Beschwerde eine weitere Untersuchung erfordert oder informell behandelt wird, kann eine schnelle Reaktion den Grundstein für einen guten Kontakt mit dem Nutzer legen.
Es ist auch eine gute Gelegenheit, die Nutzer darüber zu informieren, wie die Beschwerde behandelt werden wird, und zwar durch:
Alle Datenschutzangelegenheiten sollten so schnell wie möglich geklärt werden. Versuchen Sie zunächst, sich so gut wie möglich zu informieren. Sie müssen alle erforderlichen Daten gründlich, fair und präzise erfassen.
Nachdem Sie die Situation der Beschwerde verstanden haben, sollten Sie sofort auf eine Datenschutzbeschwerde reagieren. Wenn Ihr Unternehmen erst einmal abwartet, ist es zweifelhaft, dass das Problem des Datenschutzes gelöst werden kann, ohne dass es zu einer Eskalation kommt.
Wenn die Anfrage voraussichtlich mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, sollten Sie zu Ihrer ursprünglichen Antwort ein Follow-up machen. Informieren Sie sie, damit sie wissen, dass Sie sich bemühen, das Problem zu beheben.
💡 Verwenden Sie nach Möglichkeit keine Fach- oder Rechtsterminologie, sondern eine möglichst allgemein verständliche Sprache. Die Leute werden Ihnen mehr vertrauen, wenn Sie sie auf dem Laufenden halten. Wenn jeder weiß, was er zu erwarten hat, wird alles reibungsloser ablaufen. Ein Beschwerdeführer, der das Gefühl hat, dass ihm zugehört wurde, dass sein Anliegen berücksichtigt wurde und dass er mit Respekt behandelt wurde, ist eher bereit, seine Beschwerde aufzuklären.
Bewahren Sie Aufzeichnungen über alle wichtigen Gespräche sowie Kopien aller relevanten Unterlagen auf, einschließlich der Logik hinter Ihren Entscheidungen und allen Maßnahmen, die Sie unternehmen – oder nicht unternehmen – von Anfang bis Ende. Außerdem dient es als Nachweis für Ihre Aktionen, die Ihre Datenschutzbehörde in Zukunft verlangen könnte.
Wenn Ihre Untersuchung abgeschlossen ist, teilen Sie dem Empfänger die Ergebnisse mit. Beschreiben Sie, was Sie getan haben, um das Problem des Datenschutzes zu lösen, und welche weiteren Schritte Sie unternommen haben. Geben Sie ihnen genügend Informationen, damit sie nachvollziehen können, wie Sie zu Ihrer Schlussfolgerung gekommen sind. Es kann sinnvoll sein, bestimmte Problembereiche in Stichpunkten aufzulisten und, wenn möglich, jeden einzelnen Punkt mit entsprechenden Nachweisen zu beantworten.
Eine Aussage wie „Wir waren nicht in der Lage, Ihrer Beschwerde nachzukommen“, „Wir waren nicht in der Lage, Ihre Version der Ereignisse zu bestätigen“ oder „Ihre Beschwerde hat nichts Unrechtmäßiges gezeigt“ ist keine Erklärung, sondern eine Schlussfolgerung.
Sie möchten, dass sich Ihr Nutzer verstanden und ernst genommen fühlt. Wenn Sie ihnen zeigen können, dass Sie sich für ihr persönliches Anliegen Zeit genommen haben, bauen Sie nicht nur Vertrauen zu ihnen auf, sondern verringern auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Beschwerde weiter verfolgt wird.
Erklären Sie, warum Sie die Beschwerde nicht aufrechterhalten konnten. In Ihrem Anschreiben zum Resultat der Beschwerde sollten Sie zumindest nachweisen, dass Sie:
💡 Schreiben Sie in einfacher, präziser und direkter Sprache. Das wird Ihnen helfen, Ihre Nachricht an den Nutzer zu übermitteln und eventuelle Missverständnisse zu vermeiden. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an, damit der Nutzer Sie kontaktieren kann, wenn er weitere Fragen zu seiner Beschwerde hat.
Nachdem Sie die Beschwerde behandelt haben, nehmen Sie sich etwas Zeit, darüber zu reflektieren. Denken Sie darüber nach, ob Sie noch etwas lernen oder optimieren können, um zukünftige Beschwerden zu vermeiden. Wenn Sie eine hohe Anzahl von Beschwerden bekommen, kann eine kleine Änderung einen großen Unterschied machen.
Mit diesen 5 Schritten tun Sie alles, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu garantieren und Haftungsrisiken zu verringern.
Wenn Sie keine gültige Datenschutzerklärung haben, könnten Sie möglicherweise gegen mehrere Gesetze verstoßen. Sie können Ihre Bemühungen zur Einhaltung von den Gesetzen wie die DSGVO unterstützen, indem Sie benutzerfreundliche Datenschutzhinweise bereitstellen, wenn Sie personenbezogene Daten erfassen. Sehen Sie hier, wie Sie Ihre Datenschutzerklärung einfach bearbeiten und aktualisieren können.
