La Direttiva dell’Unione Europea 2019/1937, nota come Direttiva Whistleblower, è entrata in vigore il 16 dicembre 2019. Nata dalla volontà di fornire maggiore protezione per coloro che segnalano violazioni delle normative europee nell’ambiente professionale, impone agli Stati membri di allineare le loro leggi nazionali al fine di garantire un livello di protezione uniforme in tutta l’Unione.
La Direttiva sottolinea l’importanza di tutelare i whistleblower e impone che le aziende dispongano di canali adeguati per la segnalazione di illeciti.
Cos’è la Direttiva Whistleblower
La volontà principale della Direttiva è quella di stabilire linee guida e promuovere la creazione di legislazioni nazionali allineate per quanto riguarda la protezione di coloro che segnalano violazioni delle normative europee.
Tempistiche di adozione
Adozione generale: gli Stati membri hanno avuto tempo fino al 17 dicembre 2021 per dotarsi di leggi e regolamenti in linea con i requisiti della Direttiva.
Disposizioni specifiche per le medie imprese: la Direttiva stabilisce che il settore privato e le persone giuridiche con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 hanno tempo fino al 17 dicembre 2023 per implementare un canale di segnalazione interno.
La creazione di questo canale di segnalazione interno deve basarsi sui seguenti pilastri:
Riservatezza: deve garantire la privacy dell’informatore.
Conferma di ricezione tempestiva: deve permettere di confermare la ricezione delle segnalazioni entro 7 giorni.
Gestione imparziale: deve permettere di nominare una persona imparziale designata specificamente per la gestione delle segnalazioni.
Feedback tempestivo: un feedback sulle segnalazioni deve essere fornito entro un periodo di tre mesi.
Trasparenza circa i metodi di segnalazione: è necessario assicurare la protezione delle persone che effettuano una segnalazione in buona fede in conformità alle disposizioni della Direttiva. In particolare vanno garantiti una stretta riservatezza, l’assistenza da parte delle autorità competenti, il patrocinio a spese dello Stato e la protezione dalle ritorsioni, oltre all’esclusione della responsabilità in determinati casi e all’inversione dell’onere della prova.
In aggiunta, le aziende hanno l’obbligo di conservare tutta la documentazione relativa alle segnalazioni al fine di soddisfare i requisiti imposti.
Caratteristiche principali e obiettivi della Direttiva Whistleblower
Applicazione estesa: la direttiva copre un’ampia gamma di settori, tra cui gli appalti pubblici, i servizi finanziari, il riciclaggio di denaro, la sicurezza dei prodotti e dei trasporti, la sicurezza nucleare, la salute pubblica, la protezione dei consumatori, la protezione dell’ambiente e altro ancora.
Canali di segnalazione multipli: i whistleblower sono incoraggiati a utilizzare in primo luogo i canali di segnalazione interni alle aziende. Se questi non fossero efficaci o potessero portare a ritorsioni, i whistleblower possono segnalare direttamente alle autorità nazionali competenti o persino optare per una divulgazione pubblica (in determinate circostanze).
Misure di protezione: la Direttiva stabilisce che gli Stati membri devono vietare qualsiasi forma di ritorsione nei confronti dei whistleblower, compresi licenziamenti, retrocessioni, molestie e altre forme di trattamento ingiusto.
Riservatezza: l’identità dei whistleblower deve rimanere riservata, a meno che non diano il loro esplicito consenso alla divulgazione della loro identità.
Settore pubblico e privato: la Direttiva si applica sia al settore pubblico che a quello privato. Nel settore privato, si applica alle aziende con più di 50 dipendenti, a meno che non siano previste disposizioni speciali per le aziende con meno dipendenti.
Onere della prova: se vengono intraprese azioni dannose nei confronti dei whistleblower, presumibilmente come ritorsione a una segnalazione, l’onere della prova spetta alla persona che ha compiuto l’azione dannosa, la quale deve dimostrare di non aver agito per ritorsione.
Supporto e assistenza: gli Stati membri sono tenuti a fornire informazioni, consulenza e persino assistenza legale gratuita ai whistleblower per garantire che conoscano i loro diritti e siano sostenuti durante l’intera procedura.
IMPORTANTE: iubenda ha creato uno strumento dedicato per aiutarti a gestire le segnalazioni scritte dei whistleblower, ma la direttiva richiede anche alle aziende di istituire metodi di segnalazione orale e di persona all’interno del loro canale interno (e di fornire tutte le stesse protezioni ai whistleblower che lo utilizzano).
Il Whistleblowing Management Tool è nato per aiutare le aziende europee ad allinearsi alla Direttiva. Abbiamo creato questo prodotto per semplificare la gestione delle segnalazioni all’interno delle aziende, proteggere i whistleblower e garantire che le aziende operino nel rispetto della legge.
Il nostro strumento offre un modulo di segnalazione facile da usare e consente alle aziende di gestire l’intero processo da una dashboard intuitiva.
IMPORTANTE: anche se la tua azienda ha sede al di fuori dell’Unione Europea, se hai una filiale nell’Unione Europea con almeno 50 dipendenti, quest’ultima deve conformarsi alla Direttiva.
⚠️ Il Whistleblowing Management Tool di iubenda è incluso nel piano Ultimate e può essere attivato con un solo click. Non è necessaria alcuna configurazione.
⚠️ Una volta attivato il Whistleblowing Management Tool, assicurati di cliccare sul pulsante “Integra” all’interno del riquadro Whistleblowing per procedere con l’integrazione del modulo. In caso contrario, non sarà possibile ricevere alcuna segnalazione. Scopri di seguito come integrare il Whistleblowing Management Tool ⬇️
2. Integrazione
Dopo l’attivazione, clicca su “Integra” per integrare il modulo di segnalazione in modo da facilitarne l’accesso da parte dei dipendenti o di altri potenziali whistleblower.
💡 Ricorda, un modulo ben visibile assicura che chiunque voglia effettuare una segnalazione possa farlo facilmente.
In questa sezione troverai il link diretto per integrare il modulo. Copialo e incollalo in modo strategico sul tuo sito, intranet, policy whistleblowing, od ovunque tu ne abbia bisogno.
⚠️ Suggerimento: L’uso di un link diretto garantisce la visualizzazione ottimale del modulo su diverse piattaforme.
Dove inserisco il link ?
La scelta dipende esclusivamente da te. La regola generale è di inserirlo nel footer del sito. È un buon modo per renderlo visibile da ogni pagina.
Inoltre, è possibile stampare i moduli per l’uso offline. Per accedere rapidamente al modulo online, basta scansionare il codice QR fornito (questa funzione sarà disponibile a breve).
3. Segnalazione
I whistleblower possono scegliere di inoltrare le segnalazioni in forma anonima o fornendo la propria identità tramite il modulo incorporato nel tuo sito. Possono specificare dettagli come il tipo di illecito o di condotta scorretta, fornire una data esatta e descrivere i fatti. Una volta compilato, è sufficiente cliccare su “Invia segnalazione” per inviarla.
Dopo aver inviato il modulo, i whistleblower riceveranno automaticamente una conferma di ricezione.
3.1 Nomina del Responsabile Whistleblowing
❗️ Nomina diretta tramite il Whistleblowing Management Tool
Con lo strumento di iubenda puoi anche nominare il Responsabile Whistleblowing della tua azienda: la procedura è semplice, diretta e integrata, senza moduli a parte.
Messaggio visualizzato in fase di accesso alla dashboard
Quando qualcuno senza le dovute autorizzazioni tenta di accedere alla Dashboard Whistleblowing, vedrà questo messaggio:
Non hai i permessi necessari per accedere allo strumento.
L’accesso a questa dashboard è consentito esclusivamente ai Responsabili Whistleblowing. Se hai bisogno di consultare la dashboard, contatta l’amministratore dell’account per richiedere il ruolo di Responsabile Whistleblowing. Per gli amministratori: è possibile gestire i ruoli dalla sezione “Team” disponibile nella pagina “Info Account e Pagamenti”. Nota: gli amministratori non possono assumere il ruolo di Responsabile Whistleblowing in quanto alcune funzionalità, come il download di file PDF e l’anteprima, sono limitate per questo ruolo.
Passaggi per gli amministratori
Accesso alla sezione “Team”: puoi trovarla nella pagina “Info Account e Pagamenti” aprendo il menu a tendina in alto a destra.
Assegnazione del ruolo: clicca su “+ Aggiungi utente”, quindi scegli il membro del team appropriato come Responsabile Whistleblowing inserendo il suo indirizzo e-mail.
Invio dell’invito: il membro che hai scelto riceverà un messaggio e-mail per accettare il ruolo.
Accettazione del ruolo: il membro nominato potrà accedere alla Dashboard Whistleblowing dopo aver accettato il ruolo.
Nota per gli amministratori
Gli amministratori non possono assegnarsi il ruolo di Responsabile Whistleblowing poiché sono previste delle restrizioni per questa mansione. Ciò garantisce una chiara separazione dei ruoli all’interno dell’azienda e una migliore conformità e gestione.
4. Dashboard
Quando un soggetto invia una segnalazione, il Responsabile Whistleblowing riceve immediatamente un’e-mail di notifica. Il Responsabile Whistleblowing può quindi accedere a tutte le segnalazioni dalla Dashboard e individuare rapidamente lo stato di ciascuna.
La Dashboard Whistleblowing permette di accedere a tutte le richieste e alle informazioni correlate, quali la data di creazione, il tipo di richiesta, la persona segnalante e lo stato, insieme all’icona dei dettagli.
Facendo clic su una segnalazione, tutti i dettagli della segnalazione diventano visibili. Ciò ti consentirà di prendere subito in carico qualsiasi problema segnalato, garantendo al contempo un canale sicuro e riservato per i whistleblower.
Dal pannello “Dettagli segnalazione” puoi assegnare diversi stati alle richieste, aggiungere note e vedere la cronologia completa, ottenendo una panoramica delle varie fasi di elaborazione.
Lo stato, adesso ben in vista, ti permette di capire a colpo d’occhio a che punto sono le singole segnalazioni.
Conferma a step
Esame preliminare: il Responsabile Whistleblowing deve controllare e confermare lo stato attuale prima di passare alla fase successiva per una corretta gestione dell’intero flusso di lavoro.
Conferma obbligatoria: non è più possibile andare avanti senza confermare lo stato attuale. Questo passaggio aggiunge un ulteriore livello di diligenza al processo.
Possibilità di inserire note
Più informazioni: i Responsabili Whistleblowing possono inserire delle note per fornire ulteriori dettagli o chiarire il contesto, garantendo una maggiore trasparenza nella gestione delle segnalazioni.
Monitoraggio facilitato: le note sono utili per registrare pensieri, azioni e decisioni prese in ogni fase.
Registro dettagliato per ogni segnalazione
Ordine cronologico: in fondo al pannello dei dettagli di ogni segnalazione troverai un registro in cui sono elencati tutti i cambiamenti di stato in ordine cronologico.
Cronologia completa: questa funzionalità ti permette di conoscere tutte le tappe attraversate dalle singole segnalazioni, facilitando la revisione e la comprensione delle azioni intraprese.
Gli aggiornamenti per lo stato e il nuovo registro sono stati introdotti con l’obiettivo di migliorare l’intero processo di gestione delle segnalazioni: infatti offrono più chiarezza, rafforzano la responsabilità e facilitano le operazioni di manutenzione.
Ogni stato nel processo di gestione delle segnalazioni rappresenta una fase specifica. Ecco quali sono e come vanno gestiti:
Ricevuta: una volta ricevuta la segnalazione, esaminala e passa alla fase successiva. Ricorda che al momento dell’invio, per impostazione predefinita, il modulo online mostra all’informatore una ricevuta di avvenuta ricezione. Per le segnalazioni non anonime, si consiglia di contattare l’informatore per iscritto entro 7 giorni.
Ammissibilità → Ammissibile/Non ammissibile: il primo step è quello di valutare l’ammissibilità della segnalazione. Se la segnalazione soddisfa i criteri stabiliti ed è ritenuta ammissibile, si può proseguire. Se invece è ritenuta inammissibile, considera conclusa l’elaborazione. Per le segnalazioni non anonime, comunica il risultato all’informatore.
Trattamento in corso (rilevante solo se ammissibile): dopo aver classificato una segnalazione come ammissibile, garantisci un follow-up accurato. Come prevede la Direttiva Whistleblower, è necessario passare alla fase successiva e fornire un riscontro all’informatore entro 3 mesi dalla data di ricezione.
Feedback fornito (rilevante solo per le segnalazioni non anonime): al termine delle attività di follow-up, condividi la tua valutazione e le successive azioni intraprese con l’informatore, se la sua identità è nota. Come stabilito dalla Direttiva Whistleblower, è necessario offrire questo feedback entro 3 mesi dal ricevimento della segnalazione.
Trattata: a questo punto, sono state eseguite tutte le azioni richieste e la pratica può considerarsi evasa. Valuta se sono necessari ulteriori passaggi per un altro follow-up o per scopi interni prima di considerare l’eliminazione.
Informazioni cancellate: in conformità alla Direttiva Whistleblower, le segnalazioni devono essere conservate solo per la durata necessaria e proporzionata a soddisfare i requisiti della Direttiva o di altre legislazioni comunitarie o nazionali. Nei casi in cui la legislazione nazionale preveda requisiti di cancellazione, è necessario conformarsi ad essi. Presta attenzione alla cancellazione, in quanto si tratta di un’azione irreversibile.
Risorse aggiuntive
Per aiutare i nostri utenti e migliorare l’efficienza della gestione delle segnalazioni, abbiamo preparato una serie di risorse scaricabili:
📜 Template personalizzabile per la policy whistleblowing — La policy whistleblowing rappresenta un modello fondamentale che le aziende possono personalizzare, con anche una sezione che consente di aggiungere il link al modulo per le segnalazioni, offrendo allo stesso tempo flessibilità per soddisfare le esigenze e lo stile operativo unici dell’azienda. Stabilisce linee guida chiare, assicurando che il team sappia esattamente come procedere in caso di comportamenti non etici o illegali.
👥 Modello di nomina: Assegnazione di responsabilità — Abbiamo preparato un modello di nomina per la designazione di una persona o di un dipartimento incaricato di gestire le segnalazioni di whistleblowing. Questo modello contribuisce a snellire il processo di segnalazione e di indagine, garantendo la responsabilità e facendo in modo che i problemi segnalati vengano affrontati dalle persone più adatte a gestirli.
