La directive (UE) 2019/1937, également connue sous le nom de directive sur les lanceurs d’alerte, est entrée en vigueur le 16 décembre 2019. Cette directive a introduit des mesures de protection renforcées pour les auteurs de signalements de violations du droit de l’UE au sein de leur environnement professionnel. Elle impose aux États membres d’inscrire ces mesures dans leur droit national afin de garantir aux lanceurs d’alerte un niveau de protection cohérent dans l’ensemble de l’UE.
Comprendre la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte
Objectifs : cette directive vise en premier lieu à établir une base de référence en matière de protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union. Elle vise ensuite à aligner les législations nationales dans l’ensemble de l’UE sur cette même base.
Calendrier de mise en œuvre
Adoption générale : les États membres de l’UE avaient jusqu’au 17 décembre 2021 pour adopter des lois et réglementations conformes aux exigences de la directive.
Dispositions spécifiques pour les organisations de taille moyenne : d’après la Directive, les personnes morales du secteur privé qui emploient entre 50 et 249 personnes ont jusqu’au 17 décembre 2023 pour mettre en place un canal de signalement interne.
La création de ce canal doit mettre l’accent sur les piliers suivants :
Confidentialité : garantir la confidentialité du lanceur d’alerte.
Accusé de réception rapide : confirmer la réception des signalements sous 7 jours.
Gestion impartiale : nommer une personne impartiale chargée spécifiquement de la gestion des signalements.
Retour dans les meilleurs délais : s’engager à apporter un retour à chaque signalement sous trois mois.
Voies de signalement transparentes : garantir la protection des lanceurs d’alerte qui effectuent des signalements sincères dans le champ d’application de la directive. Les garanties comprennent la stricte confidentialité, l’assistance des autorités, l’aide judiciaire et la protection contre les représailles, y compris l’exclusion de la responsabilité dans certains cas et un renversement de la charge de la preuve.
Les organisations sont par ailleurs tenues de conserver l’ensemble des archives relatives aux signalements et à toute documentation connexe afin de respecter les exigences de la directive.
Principaux aspects et objectifs de la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte
Vaste champ d’application : la directive couvre un large éventail de domaines : marchés publics, services financiers, blanchiment d’argent, sécurité des produit et des transports, sécurité nucléaire, santé publique, protection des consommateurs, protection de l’environnement, etc.
Plusieurs canaux de signalement : les lanceurs d’alerte sont encouragés à utiliser en premier lieu les canaux de signalement internes proposés par leur organisation. Si ces canaux ne sont pas efficaces ou pourraient conduire à des représailles, ils peuvent effectuer directement leur signalement auprès des autorités nationales compétentes. Dans certaines circonstances, ils peuvent même opter pour une divulgation publique.
Mesures de protection : d’après la directive, les États membres doivent interdire toute forme de représailles contre les lanceurs d’alerte. Les représailles incluent le licenciement, la rétrogradation, le harcèlement et d’autres formes de traitement injuste.
Confidentialité : l’identité des lanceurs d’alerte doit rester confidentielle, sauf s’ils consentent explicitement à la divulguer.
Secteurs public et privé : la directive s’applique aussi bien au secteur public qu’au secteur privé. Dans le secteur privé, elle s’applique aux entités de plus de 50 employés, sauf disposition particulière pour les entités qui comptent moins d’employés.
Charge de la preuve : il peut arriver qu’une mesure défavorable soit prise à l’encontre d’un lanceur d’alerte, vraisemblablement en représailles à un signalement. Il incombe alors à l’auteur de l’action préjudiciable de démontrer que son action n’était pas motivée par des représailles, mais par d’autres motifs.
Accompagnement et assistance : les États membres sont tenus de fournir des informations, des conseils et même une aide juridique gratuite aux lanceurs d’alerte. Cette obligation vise à garantir que les lanceurs d’alerte connaissent leurs droits et soient soutenus tout au long du processus.
IMPORTANT : iubenda a conçu un outil dédié pour vous aider à gérer les signalements soumis par écrit. Cependant, la directive exige également que les entreprises mettent en place des méthodes de signalement en personne et à l’oral au sein de leur canal interne. De plus, quelle que soit la méthode utilisée, tous les lanceurs d’alerte doivent bénéficier des mêmes mesures de protection.
Le Whistleblowing Management Tool de iubenda aide les entreprises de l’UE à se mettre en conformité avec la directive. Nous avons conçu notre solution pour rationaliser la gestion des signalements au sein des organisations, protéger les lanceurs d’alerte et garantir que les entreprises respectent systématiquement la loi.
Notre outil propose un formulaire de signalement facile à utiliser destiné aux employés et autres parties prenantes. Il permet aux entreprises de gérer l’ensemble du processus de signalement depuis un tableau de bord intuitif tout-en-un.
IMPORTANT : même lorsque votre société est située hors de l’UE, si vous avez une succursale dans l’UE qui compte au moins 50 employés, celle-ci doit se conformer à la directive.
⚠️ Le Whistleblowing Management Tool de iubenda est inclus dans le Plan Ultimate. Vous pouvez l’activer en un seul clic sans avoir à le configurer.
1. Activez le Whistleblowing Management Tool
Depuis votre Tableau de bord iubenda, cliquez simplement sur « Activer ».
⚠️ Une fois votre Whistleblowing Management Tool activé, veillez à cliquer sur le bouton « Intégrer » dans la vignette Whistleblowing pour procéder à l’intégration du formulaire. Sans cela, vous ne pourrez recevoir aucun signalement. Découvrez ci-dessous comment intégrer votre Whistleblowing Management Tool ⬇️
2. Intégration
💡 Gardez à l’esprit que votre formulaire doit être bien visible. Il s’agit d’une condition indispensable pour garantir que toute personne qui souhaite effectuer un signalement pourra le faire facilement.
Après l’activation, cliquez sur « Intégrer » pour intégrer le formulaire de signalement où que vous en ayez besoin. Vous faciliterez ainsi l’accès au formulaire pour vos employés et pour tout autre auteur potentiel de signalement.
Ensuite, dans cette section, vous trouverez toutes les options d’intégration du formulaire :
Lien direct : utilisez un lien direct si vous souhaitez envoyer directement les utilisateurs vers votre formulaire, sans utiliser de fenêtre modale. Copiez ce lien, puis collez-le de manière stratégique où que vous en ayez besoin : sur votre site web, sur votre intranet, dans votre politique de signalement…
Ajout d’un widget dans le pied de page : utilisez le code fourni pour intégrer directement le formulaire à votre site. Vous pouvez afficher un bouton noir ou blanc, ou supprimer complètement la mise en forme. Il vous suffit de copier-coller le code dans le corps de votre site web, à l’endroit où vous souhaitez afficher le bouton. Lorsqu’un utilisateur cliquera sur ce bouton, le formulaire s’ouvrira dans une fenêtre modale.
Inclusion du formulaire dans le corps de la page : si vous choisissez cette option, le formulaire sera directement intégré au corps de votre page web, comme s’il faisait partie de votre site. Pour cela, il vous suffit de copier le code JavaScript et de le coller dans le code HTML de la page que vous avez choisie.
PDF imprimable avec code QR : cette option est une extension hors ligne du formulaire en ligne. Le PDF est conçu pour être diffusé sur papier. Il vous suffit de l’imprimer et de l’afficher ou de le distribuer au besoin. Le PDF comporte un code QR : les utilisateurs qui le scannent accèdent au formulaire de signalement en ligne correspondant.
⚠️ Astuces :
l’utilisation d’un lien direct garantit que le formulaire s’affiche de manière cohérente sur les différentes plateformes.
Assurez-vous que le formulaire soit facile à repérer, quelle que soit la méthode d’intégration choisie.
Le pied de page de votre site est l’endroit parfait, car les utilisateurs peuvent y accéder depuis toutes les pages. Vous devriez toutefois envisager d’autres endroits stratégiques selon la structure de votre organisation.
Où placer le lien vers le formulaire de signalement iubenda ?
C’est vraiment à vous de voir, mais ce lien se place généralement dans le pied de page de votre site. C’est un bon emplacement pour vous assurer qu’il sera visible sur chaque page.
3. Signalements des utilisateurs
Lorsque tout est en place, les personnes qui souhaitent soumettre des signalements ont deux possibilités : rester anonymes ou préciser leur identité. Dans le formulaire intégré à votre site web, elles peuvent indiquer par exemple le type d’acte répréhensible ou de mauvaise conduite, une date exacte et une description des faits. Une fois le formulaire renseigné, il leur suffit de cliquer sur « Soumettre le signalement » pour vous l’envoyer.
Après l’envoi du formulaire, les auteurs de signalement reçoivent automatiquement un accusé de réception.
3.1 Nommer un responsable des signalements
❗️ Nomination directe via notre outil
Nommez un responsable des signalements de manière efficace et transparente au sein de notre outil, rendant le processus plus fluide et plus intégré. Cela élimine la nécessité d’un formulaire de nomination distinct.
Message d’accès au tableau de bord
Si quelqu’un qui n’a pas les autorisations nécessaires tente d’accéder au tableau de bord des signalements, il verra ce message :
Vous n’avez pas les permissions nécessaires pour accéder à cet outil.
Seul un responsable des signalements peut accéder au tableau de bord correspondant. Si vous souhaitez y accéder, veuillez contacter l’administrateur de ce compte et lui demander de vous attribuer le rôle de responsable des signalements. Si vous êtes l’administrateur, vous pouvez gérer les rôles depuis la section Équipes de la page Compte et Paiements’. Note : un administrateur ne peut pas endosser le rôle de responsable des signalements en raison des restrictions propres à chaque rôle et ne peut pas utiliser certaines fonctionnalités d’intégration (téléchargement de PDF, aperçu, etc.).
Étapes pour les administrateurs
Aller dans ‘Équipes’ : Ceci se trouve dans la page ‘Compte et Paiements‘ dans le menu déroulant en haut à droite.
Attribuer le rôle : Cliquez sur « + Ajouter un utilisateur » puis choisissez le membre de l’équipe que vous souhaitez nommer responsable des signalements en entrant son adresse e-mail.
Envoyer une invitation : Le membre choisi recevra un email pour accepter ce rôle.
Acceptation du rôle : Une fois qu’il a accepté son rôle, le membre choisi peut accéder au tableau de bord des signalements.
Note pour les administrateurs
Un administrateur ne peut pas endosser le rôle de responsable des signalements en raison des restrictions propres à chaque rôle. Cela garantit une séparation claire des tâches au sein de l’organisation pour une meilleure conformité et une meilleure gestion.
4. Tableau de bord des signalements
Lors de la soumission d’un signalement, le responsable des signalements reçoit immédiatement une notification par e-mail. Il peut alors accéder à tous les signalements depuis le Tableau de bord, qui lui permet d’identifier rapidement le statut de chacun.
Votre Tableau de bord de gestion des signalements vous donne un accès complet à l’ensemble des demandes. Vous y retrouvez toutes les informations nécessaires : la date de création, le type, l’auteur du signalement et le statut. Une icône vous permet d’accéder à une vue détaillée.
Lorsque vous cliquez sur un signalement, toutes les informations disponibles s’affichent dans le panneau « Détails du signalement ». Vous pouvez ainsi résoudre rapidement tout problème signalé tout en garantissant aux lanceurs d’alerte un canal sécurisé et confidentiel.
Depuis le panneau « Détails du signalement », vous pouvez attribuer différents statuts, ajouter des notes et consulter l’historique complet de chaque signalement pour faciliter le suivi des différentes phases de traitement.
Le statut de chaque signalement est maintenant clairement indiqué, ce qui facilite le suivi de sa progression.
Confirmation du statut étape par étape
Examen avant poursuite : Un responsable des signalements doit examiner et confirmer le statut actuel avant de passer à l’étape suivante. Cela garantit que chaque phase du signalement est traitée correctement.
Confirmation requise : Il n’est plus possible de passer outre sans confirmer le statut actuel. Cela ajoute une couche supplémentaire de diligence au processus.
Option de laisser des notes
Ajouter du contexte : Les responsables des signalements peuvent désormais laisser des notes pour chaque statut. Ceci est idéal pour ajouter des détails ou du contexte, rendant le traitement du signalement plus transparent et informatif.
Suivi facile : Ces notes aident à garder un historique clair des réflexions, des actions et des décisions prises à chaque étape.
Journal détaillé pour chaque signalement
Ordre chronologique : Au bas de la fenêtre modale des informations détaillées sur chaque signalement, vous trouverez un journal détaillé. Ce journal répertorie tous les changements de statut par ordre chronologique.
Historique complet : Cette fonctionnalité fournit un historique complet du parcours de chaque signalement dans le processus, facilitant l’examen et la compréhension des mesures prises.
Ces mises à jour de la gestion du statut et l’ajout d’un journal détaillé améliorent le processus global de gestion des signalements. Ils fournissent de la clarté, assurent la responsabilité et facilitent la tenue d’un registre exhaustif du traitement de chaque signalement.
Considérez que chaque statut dans le processus de signalement représente une étape spécifique. Voici ce qu’ils signifient et comment les gérer :
Reçu : lorsque vous recevez un signalement, examinez-le et passez à l’étape suivante. Comme nous l’avons vu, par défaut, le formulaire en ligne affiche un accusé de réception au lanceur d’alerte lors de l’envoi de son signalement. Vous devriez envisager de contacter le lanceur d’alerte par écrit sous 7 jours, sauf en cas de signalement anonyme.
Recevabilité → Recevable/Irrecevable : votre première tâche consiste à évaluer la recevabilité du signalement. Si vous estimez qu’il répond aux critères définis et le jugez recevable, poursuivez son traitement. Cependant, si vous le jugez irrecevable, considérez que le traitement est terminé. Vous devez alors en informer l’auteur du signalement, sauf s’il a choisi de rester anonyme.
Traitement (sauf signalement irrecevable) : lorsque vous marquez un signalement comme « Recevable », vous devez procéder à une enquête diligente et prendre les mesures qui s’imposent. Passez alors à l’étape suivante prévue par la directive sur les lanceurs d’alerte : faites un retour à l’auteur du signalement dans les trois mois suivant la date d’accusé de réception.
Retour fourni (sauf signalement anonyme) : à l’issue des activités de traitement, faites part à l’auteur du signalement (si son identité est connue) de votre évaluation et des mesures que vous avez prises. D’après la directive sur les lanceurs d’alerte, ce retour doit intervenir dans les trois mois suivant l’accusé de réception.
Traité : à ce stade, vous avez effectué toutes les actions requises et considérez que le traitement du signalement est terminé. Déterminez si des actions supplémentaires sont nécessaires à un suivi ultérieur ou à des finalités internes avant d’envisager la suppression.
Informations supprimées : conformément à la directive sur les lanceurs d’alerte, les signalements ne doivent être conservés que pendant la durée proportionnée et nécessaire pour se conformer aux exigences prévues par la directive, le droit de l’Union ou le droit national. Lorsqu’une législation nationale prévoit des exigences relatives à la suppression, vous devez les respecter. Soyez prudent lors de la suppression, car cette action est irréversible.
Ressources complémentaires
Pour aider nos utilisateurs et renforcer l’efficacité de la gestion des signalements, nous avons préparé un ensemble de ressources téléchargeables :
📜 Modèle personnalisable de politique de signalement — Il s’agit d’un modèle flexible que chaque organisation peut personnaliser selon ses besoins et son mode de fonctionnement. Il inclut une section dans laquelle vous pouvez ajouter un lien vers votre formulaire de signalement en ligne. Ce modèle établit des lignes directrices claires : votre équipe saura exactement comment procéder face à tout comportement contraire à l’éthique ou illégal.
👥 Modèle de nomination : attribution de responsabilité – Nous avons préparé un modèle pour nommer une personne ou un service chargé de traiter les signalements. Cette nomination permet de rationaliser le processus de signalement et d’enquête. Elle garantit que les préoccupations seront traitées par les personnes les plus à même de le faire. Enfin, elle vous aide à respecter votre obligation de rendre des comptes.
