Richtlijn (EU) 2019/1937, ook bekend als de Klokkenluidersrichtlijn, is op 16 december 2019 in werking getreden. Deze richtlijn markeerde het begin van een betere bescherming voor mensen die overtredingen van de EU-wetgeving binnen hun werkomgeving melden. De richtlijn verplichtte de lidstaten om hun nationale wetten op elkaar af te stemmen, zodat klokkenluiders in de hele EU een consistent beschermingsniveau genieten.
Doel: Het belangrijkste doel is om een basis vast te stellen en de nationale wetgevingen in de EU op elkaar af te stemmen met betrekking tot de bescherming van personen die schendingen van de EU-wetgeving bekendmaken.
Tijdlijn van de implementatie
Algemene vaststelling: De EU-lidstaten hadden tot 17 december 2021 de tijd om wet- en regelgeving vast te stellen die voldeed aan de eisen van de richtlijn.
Specifieke bepalingen voor middelgrote entiteiten: De richtlijn bepaalt dat entiteiten uit de particuliere sector en rechtspersonen met tussen de 50 en 249 werknemers tot 17 december 2023de tijd hebben om een intern meldingskanaal (IRC) te implementeren.
Dit interne meldingskanaal rust op de volgende pijlers:
Geheimhoudingsplicht: om de privacy van de klokkenluider te waarborgen.
Snel bevestigen van meldingen: ontvangen meldingen worden binnen 7 dagen bevestigd.
Onpartijdig beheer: aanstellen van een onpartijdig persoon die speciaal is aangewezen voor het behandelen van meldingen.
Tijdige feedback: de toezegging om binnen drie maanden feedback te geven op meldingen.
Effectieve waarborgen: duidelijke afbakening van de beschikbare methoden en wegen voor meldingen.
Transparante meldingsmogelijkheden: bescherming waarborgen voor klokkenluiders die naar waarheid meldingen doen binnen de werkingssfeer van de richtlijn. Waarborgen zijn onder andere strikte vertrouwelijkheid, hulp van autoriteiten, rechtsbijstand en bescherming tegen represailles, waaronder uitsluiting van aansprakelijkheid in bepaalde gevallen en een omgekeerde bewijslast.
Daarnaast zijn entiteiten verplicht om alle documenten met betrekking tot meldingen en de bijbehorende documentatie te bewaren om aan hun verplichtingen te voldoen.
Belangrijkste aspecten en doelstellingen van de EU-richtlijn inzake klokkenluiders
Breed toepassingsgebied: de richtlijn bestrijkt een groot aantal gebieden, waaronder openbare aanbestedingen, financiële diensten, het witwassen van geld, product- en transportveiligheid, nucleaire veiligheid, volksgezondheid, consumentenbescherming, milieubescherming en meer.
Meerdere meldingskanalen: klokkenluiders worden aangemoedigd om eerst interne meldingskanalen binnen hun organisaties te gebruiken, maar als deze niet effectief zijn of tot represailles kunnen leiden, kunnen ze ook rechtstreeks melden bij de bevoegde nationale autoriteiten of zelfs in bepaalde omstandigheden een openbare melding doen.
Beschermingsmaatregelen: de richtlijn stelt dat lidstaten elke vorm van represailles tegen klokkenluiders moeten verbieden, inclusief ontslag, demotie, intimidatie en andere vormen van oneerlijke behandeling.
Geheimhoudingsplicht: de identiteit van klokkenluiders moet vertrouwelijk blijven, tenzij ze uitdrukkelijk toestemming geven om hun identiteit bekend te maken.
Publieke en private sector: de richtlijn is van toepassing op zowel de publieke als de private sector. In de particuliere sector geldt de wetgeving voor entiteiten met meer dan 50 werknemers, tenzij er een speciale bepaling is voor entiteiten met minder werknemers.
Bewijslast: als er acties worden ondernomen tegen de klokkenluider die nadelig voor hem of haar zijn, vermoedelijk als represaille voor een melding, dan verschuift de bewijslast naar de persoon die de nadeel veroorzakende actie heeft uitgevoerd om aan te tonen dat hij/zij handelde om andere redenen dan het nemen van represailles.
Ondersteuning en hulp: lidstaten zijn verplicht om informatie, advies en zelfs gratis juridische bijstand te verlenen aan klokkenluiders om ervoor te zorgen dat ze hun rechten kennen en tijdens het hele proces worden gesteund.
BELANGRIJK: iubenda heeft een speciale tool ontwikkeld om je te helpen bij het beheren van schriftelijke klokkenluidersmeldingen, maar de richtlijn vereist ook dat bedrijven intern persoonlijke en mondelinge meldingsmethoden opzetten (en dezelfde bescherming bieden aan klokkenluiders die daar gebruik van maken).
iubenda’s Whistleblowing Management Tool helpt bedrijven in de EU om compliance te waarborgen. We hebben ons product ontworpen om het beheer binnen organisaties te stroomlijnen, klokkenluiders te beschermen en ervoor te zorgen dat bedrijven consistent aan de wetgeving kunnen blijven voldoen.
Onze tool biedt een gebruiksvriendelijk meldingsformulier voor werknemers en andere belanghebbenden en stelt bedrijven in staat om het hele proces te beheren vanuit een intuïtief alles-in-één dashboard.
BELANGRIJK: Zelfs als je bedrijf buiten de EU is gevestigd, als je een vestiging in de EU hebt met ten minste 50 werknemers, moet deze ook aan deze nieuwe richtlijn voldoen.
⚠️ iubenda’s Whistleblowing Management Tool is inbegrepen in het Ultimate abonnement en kan met één klik geactiveerd worden. Geen configuratie nodig.
1. Activeren van de Whistleblowing Management Tool
Vanuit je iubenda dashboardklik je op “Activeren“.
⚠️ Als je de Whistleblowing Management Tool hebt geactiveerd, klik dan op de knop “Insluiten” in de tegel met de Whistleblowing Management Tool om verder te gaan met het insluiten van het formulier. Als je dat niet doet, kun je geen klokkenluidersmeldingen ontvangen. Bekijk hieronder hoe je de Whistleblowing Management Tool kunt insluiten ⬇️
2. Insluiten
💡 Vergeet niet dat een duidelijk zichtbaar formulier ervoor zorgt dat iedereen die een melding wil doen, dit gemakkelijk kan doen.
Klik na activering op “Insluiten” om het meldingsformulier te integreren zodat werknemers of andere potentiële melders er gemakkelijk bij kunnen.
Vervolgens vind je in dit gedeelte alle opties om het formulier in te sluiten:
Directe link: Gebruik een directe link als je je gebruikers direct naar je formulier wilt sturen, in plaats van een modaal venster te gebruiken. Kopieer het en plak het strategisch op je website, intranet, klokkenluidersregeling of waar je het ook nodig hebt.
Voeg een widget toe aan de voettekst: Gebruik de verstrekte code om het formulier direct op je site in te sluiten. Je kunt ervoor kiezen om de knop wit of zwart te maken of de styling helemaal te verwijderen. Kopieer en plak het in de body van je website, waar je de knop ook maar wilt weergeven. Als gebruikers op deze knop klikken, opent het formulier in een modaal venster.
Insluiten van het formulier in de body: Door het formulier direct in de body van je webpagina op te nemen, wordt het geïntegreerd alsof het deel uitmaakt van je website. Kopieer hiervoor het JavaScript-fragment en plak het in de HTML van de specifieke pagina die je voor dit doel hebt aangewezen.
Afdrukbare PDF met QR-code: Deze dient als een offline uitbreiding van het online formulier. Bedoeld voor fysieke distributie. Druk de PDF af en hang deze op of verspreid hem naar behoefte. De PDF bevat een QR-code die, wanneer deze wordt gescand, gebruikers naar het bijbehorende online meldingsformulier voor klokkenluiders leidt.
⚠️ Tips:
Het gebruik van een directe link garandeert dat het formulier consistent wordt weergegeven op verschillende platforms.
Zorg ervoor dat het formulier goed opvalt, ongeacht de gekozen insluitmethode.
Hoewel de voettekst van de site wordt aanbevolen voor universele toegang, kun je ook andere strategische locaties overwegen op basis van de structuur van je organisatie.
Waar plaats ik de klokkenluiderslink van iubenda?
Dat hangt helemaal van jou af. Maar de vuistregel is: in de voettekst van je site. Het is een goede manier om de link vanaf elke pagina te zien.
3. Meldingen van gebruikers
Eenmaal geactiveerd, kunnen melders ervoor kiezen om anoniem misstanden te melden of hun identiteit op te geven via het formulier op je website. Ze kunnen details specificeren zoals het soort misstand of wangedrag, een exacte datum geven en de feiten beschrijven. Zodra ze klaar zijn, klikken ze op “Melding verzenden” om hun melding te versturen.
Na het indienen van het formulier ontvangen de melders automatisch een ontvangstbevestiging.
3.1 Een manager klokkenluiden aanstellen
❗️ Directe benoeming via onze tool
Stel efficiënt en naadloos een Whistleblowing Manage (klokkenluidersmanager) aan binnen onze tool, waardoor het proces soepeler en meer geïntegreerd verloopt. Hierdoor is er geen apart aanstellingsformulier nodig.
Dashboard-toegangsbericht
Als iemand zonder de benodigde rechten toegang probeert te krijgen tot het Klokkenluidersdashboard, krijgt hij of zij dit bericht te zien:
Je hebt niet de noodzakelijke rechten voor toegang tot deze tool.
Toegang tot het klokkenluidersdashboard is beperkt tot klokkenluidersmanagers. Als je toegang tot dit dashboard nodig hebt, neem dan contact op met de accountbeheerder om een rol als klokkenluidersmanager aan te vragen. Voor beheerders kan rolbeheer worden uitgevoerd via het onderdeel ‘Teams’ op de pagina ‘Account en Facturering’. Let op: Beheerders kunnen de rol van Whistleblowing Manager niet overnemen vanwege rolspecifieke beperkingen en kunnen bepaalde insluitingsfuncties zoals pdf-downloads of voorbeelden niet gebruiken.
Stappen voor beheerders
Ga naar ‘Teams’: Dit kun je vinden op de pagina ‘Account en Facturering‘ in het vervolgkeuzemenu rechtsboven.
Wijs de rol toe: Klik op “+ Gebruiker toevoegen” en kies dan het betreffende teamlid als Whistleblowing Manager door hun e-mailadres in te voeren.
Verstuur de uitnodiging: Het gekozen teamlid ontvangt een e-mail om deze rol te accepteren.
Rolaanvaarding: Na de aanvaarding van de rol krijgen ze toegang tot het Klokkenluidersdashboard.
Opmerking voor beheerders
Beheerders kunnen geen Whistleblowing Manager zijn vanwege specifieke rolbeperkingen. Dit zorgt voor een duidelijke scheiding van taken binnen de organisatie voor een betere naleving en beheer.
4. Klokkenluidersdashboard
Wanneer een melder een melding indient, ontvangt de Whistleblowing Manager onmiddellijk een kennisgeving per e-mail. De Whistleblowing Manager heeft dan toegang tot alle meldingen via het dashboard en kan snel de status van elke melding bekijken.
In je Whistleblowing Management Dashboard heb je volledige toegang tot alle meldingen, met alle benodigde informatie – de aanmaakdatum, soort, melder, status en een pictogram voor gedetailleerde informatie.
Als je op een melding klikt, worden alle details van de melding zichtbaar. Zo kun je gemelde problemen direct aanpakken en tegelijkertijd zorgen voor een veilig en vertrouwelijk kanaal voor klokkenluiders.
Vanuit dit paneel met gedetailleerde informatie heb je de mogelijkheid om verschillende statussen aan elke melding toe te wijzen, opmerkingen toevoegen en de volledige geschiedenis van elke melding bekijken, zodat je de verschillende fasen van de behandeling van de melding kunt volgen.
De status van elke melding is nu duidelijk gemarkeerd, waardoor het gemakkelijker is om bij te houden waar elke melding zich in het proces bevindt.
Stap-voor-stap statusbevestiging
Controle voordat je verder gaat: Een klokkenluidersmanager moet de huidige status bekijken en bevestigen voordat hij/zij naar de volgende stap gaat. Dit zorgt ervoor dat elke fase van de melding op de juiste manier wordt afgehandeld.
Bevestiging vereist: Het is niet langer mogelijk om vooruit te gaan zonder de huidige status te bevestigen. Dit voegt een extra laag van zorgvuldigheid toe aan het proces.
Optie voor opmerkingen
Context toevoegen: Klokkenluidersmanagers kunnen nu opmerkingen achterlaten voor elke status. Dit is nuttig voor het toevoegen van details of context, waardoor de verwerking van de melding transparanter en informatiever wordt.
Eenvoudige tracking: Deze notities helpen om gedachten, acties en beslissingen in elke fase duidelijk bij te houden.
Gedetailleerd logboek voor elke melding
Chronologische volgorde: onderaan het detailscherm van elke melding vind je een gedetailleerd logboek. Dit logboek toont alle statuswijzigingen in chronologische volgorde.
Volledige geschiedenis: deze functie biedt een complete geschiedenis van het proces van elke melding, waardoor het gemakkelijker wordt om de ondernomen acties te bekijken en te begrijpen.
Deze updates van het statusbeheer en de toevoeging van een gedetailleerd logboek verbeteren het algehele proces van het beheren van klokkenluidersmeldingen. Ze scheppen duidelijkheid, zorgen dat verantwoording wordt afgelegd en maken het eenvoudiger om de behandeling van elke melding grondig bij te houden.
Bedenk dat elke status in het klokkenluidersproces een specifieke fase vertegenwoordigt. Hier lees je wat ze betekenen en hoe je ermee omgaat:
Melding ontvangen: als je een melding hebt ontvangen, lees die dan en ga door naar de volgende stap. Onthoud dat het online formulier na indiening standaard een ontvangstbevestiging weergeeft aan de klokkenluider. Overweeg om bij niet-anonieme meldingen binnen 7 dagen schriftelijk contact op te nemen met de klokkenluider.
Ontvankelijkheid → Ontvankelijk/Niet ontvankelijk: je eerste taak is om de ontvankelijkheid van de melding te beoordelen. Als de melding aan de gestelde criteria voldoet en ontvankelijk wordt geacht, ga dan verder met de verwerking ervan. Als de melding echter niet-ontvankelijk wordt bevonden, beschouw de verwerking dan als voltooid. Informeer de melder bij niet-anonieme meldingen.
Verwerking (alleen relevant indien ontvankelijk): zorg na het markeren van een melding als ontvankelijk voor een zorgvuldige follow-up. Ga overeenkomstig de klokkenluidersrichtlijn door naar de volgende stap en geef binnen 3 maanden na de datum van bevestiging feedback aan de melder.
Feedback (alleen relevant voor niet-anonieme meldingen): deel na afronding van de vervolgactiviteiten je beoordeling en de vervolgstappen die je hebt genomen met de melder, als diens identiteit bekend is. Zoals de klokkenluidersrichtlijn voorschrijft, moet je deze feedback binnen 3 maanden na bevestiging geven.
Melding verwerkt: op dit punt heb je alle vereiste acties uitgevoerd, waardoor de melding als verwerkt wordt beschouwd. Beoordeel of aanvullende stappen nodig zijn voor een verdere follow-up of interne doeleinden voordat je overweegt om de melding te verwijderen.
Informatie verwijderd: in overeenstemming met de klokkenluidersrichtlijn mogen meldingen alleen worden bewaard voor de duur die noodzakelijk en evenredig is om te voldoen aan de vereisten van de richtlijn of andere voorschriften van EU- of nationale wetgeving. In gevallen waar nationale wetgeving verwijderingsvoorschriften heeft, zorg dan voor naleving ervan. Wees voorzichtig met verwijderen, want deze actie is onomkeerbaar.
Aanvullende hulpmiddelen
Om onze gebruikers te helpen en meldingen van misstanden door klokkenluiders efficiënter te laten verlopen, hebben we een aantal downloadbare hulpmiddelen beschikbaar:
📜Aanpasbaar template voor klokkenluidersregeling – deze klokkenluidersregeling is een blauwdruk die organisaties kunnen personaliseren, met een onderdeel waarin een link naar het formulier voor online meldingen kan worden toegevoegd, terwijl flexibiliteit wordt geboden voor aanpassingen om te voldoen aan de unieke behoeften en operationele stijl van de organisatie. In het document staan duidelijke richtlijnen, zodat teamleden precies weten hoe te handelen bij onethisch of onrechtmatig gedrag.
👥Template voor benoeming: verantwoordelijkheid toewijzen – we hebben een aanstellingstemplate gemaakt voor het aanwijzen van een onafhankelijke functionaris of afdeling voor het afhandelen van klokkenluidersmeldingen. Dit helpt bij het stroomlijnen van het meldings- en onderzoeksproces, zorgt ervoor dat er verantwoording wordt afgelegd en dat meldingen worden behandeld door degenen die er het beste mee om kunnen gaan.
