Guide du Data Subject Rights Management Tool de iubenda

Vous manquez de temps ? Passez directement à la section : Comment fonctionne le Data Subject Rights Management Tool de iubenda.

Le traitement des demandes des personnes concernées (DSR) peut être un processus complexe, mais il est essentiel se conformer aux réglementations mondiales en matière de protection de la vie privée telles que le RGPD. Le RGPD englobe une série de demandes, notamment les demandes d’accès des personnes concernées (DSAR), la rectification, la suppression, la restriction du traitement, la portabilité des données et les objections au traitement.

Pour simplifier ce processus, nous avons créé le Data Subject Rights Management Tool. Notre outil est conçu pour rationaliser l’ensemble du processus de DSR, automatiser les flux de travail et réduire les efforts manuels, facilitant ainsi la conformité pour vous et votre entreprise.

Comprendre le DSR

En bref, les demandes des personnes concernées (DSR) permettent aux individus d’exercer leurs droits en matière de protection de la vie privée. En effet, le RGPD et d’autres réglementations relatives à la protection de la vie privée accordent aux personnes concernées des droits individuels, tels que :

1. Droit à l’information : Vous devez informer les utilisateurs de la collecte et de l’utilisation de leurs données.
2. Droit d’accès : Les utilisateurs ont le droit d’accéder à leurs données personnelles et aux informations relatives à leur traitement. Il s’agit également d’une demande d’accès des personnes concernées (DSAR).
3. Droit de rectification : Les utilisateurs peuvent demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
4. Droit d’effacement : Les utilisateurs peuvent demander la suppression de leurs données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou s’ils retirent leur consentement.
5. Droit de restreindre le traitement : Les utilisateurs peuvent limiter le traitement de leurs données dans certains cas.
6. Droit à la portabilité des données : Les utilisateurs peuvent obtenir et réutiliser leurs données personnelles à leurs propres fins dans différents services.
7. Droit d’opposition : Les utilisateurs peuvent s’opposer à certains types de traitement des données, tels que le marketing direct.
8. Droits liés à la prise de décision automatisée et au profilage : Les utilisateurs peuvent refuser les décisions prises uniquement par des processus automatisés.

Si les DSR sont généralement utilisés pour les demandes liées au RGPD, ils s’appliquent également à d’autres lois sur la protection de la vie privée, comme celles en vigueur aux États-Unis. Actuellement, notre outil prend en charge les demandes relatives au RGPD, mais nous étendrons la prise en charge à d’autres obligations légales dans les prochaines mises à jour.

Data Subject Rights Management Tool de iubenda 🚀

Notre Data Subject Rights Management Tool est spécialement conçu pour aider les entreprises à gérer de manière efficace les demandes des personnes concernées. Il simplifie le processus de traitement des demandes et garantit la mise en conformité de votre entreprise avec les lois sur la protection de la vie privée. En outre, il simplifie les choses pour les personnes concernées en offrant un moyen sûr et facile de soumettre des demandes. Au lieu d’envoyer des courriers électroniques, les personnes concernées peuvent simplement cliquer sur le lien en pied de page et remplir un formulaire.

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Fonctionnement

1. Activation du Data Subject Rights Management Tool

Depuis votre Tableau de bord iubenda, cliquez sur « Activer ».

2. Intégration de l’outil

💡 Rappelez-vous que le fait de disposer d’un formulaire bien visible permet aux personnes concernées de soumettre facilement leurs demandes.

Après l’activation, cliquez sur « Intégrer » pour intégrer le formulaire de demande.

Ensuite, dans cette section, vous trouverez toutes les options d’intégration du formulaire :

• Lien direct : Utilisez un lien direct si vous souhaitez que les utilisateurs accèdent directement à votre formulaire. Copiez-le, puis collez-le stratégiquement sur votre site web, votre intranet ou tout autre endroit où vous en avez besoin.
• Ajout d’un widget dans le pied de page : utilisez le code fourni pour intégrer directement le formulaire à votre site. Vous pouvez afficher un bouton noir ou blanc, ou supprimer complètement la mise en forme. Il vous suffit de copier-coller le code dans le corps de votre site web, à l’endroit où vous souhaitez afficher le bouton. Lorsqu’un utilisateur cliquera sur ce bouton, le formulaire s’ouvrira dans une fenêtre modale.
• Inclusion du formulaire dans le corps de la page : si vous choisissez cette option, le formulaire sera directement intégré au corps de votre page web, comme s’il faisait partie de votre site. Pour cela, il vous suffit de copier le code JavaScript et de le coller dans le code HTML de la page que vous avez choisie.

Où dois-je mettre le lien vers le formulaire DSR ?

C’est vraiment à vous de voir, mais ce lien se place généralement dans le pied de page de votre site. C’est un bon emplacement pour vous assurer qu’il sera visible sur chaque page.

3. Demande de soumission

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits à la vie privée en utilisant le Data Subject Rights Management Tool de iubenda en suivant les étapes suivantes :

• Remplissez le formulaire de demande en indiquant leur nom complet, leur adresse électronique et, le cas échéant, les coordonnées de la personne qu’ils représentent.
• Sélectionnez leur pays et le type de demande (comme l’accès, la correction, la suppression, la portabilité des données, la restriction du traitement, l’objection ou les questions liées aux décisions automatisées). 👉 En savoir plus sur les droits du RGPD
• Précisez clairement leur demande dans le champ prévu à cet effet.
• Cliquez sur « Soumettre la demande ».

Une fois que les personnes concernées ont soumis leur demande, elles voient apparaître le message suivant : « Votre demande a été soumise avec succès », ce qui signifie que vous avez reçu leur demande et que vous allez commencer à la traiter.

Si elles ont besoin de soumettre une autre demande, elles peuvent cliquer sur le bouton « Envoyer une autre demande ».

3.1 Désignation d’un gestionnaire des demandes des personnes concernées

❗️ Nomination directe via notre outil

Nommez un gestionnaire des demandes des personnes concernées de manière efficace et transparente au sein de notre outil, rendant le processus plus fluide et plus intégré. Cela élimine la nécessité d’un formulaire de nomination distinct.

Message d’accès au tableau de bord

Lorsqu’une personne ne disposant pas des autorisations nécessaires tente d’accéder au tableau de bord de gestion du DSR, elle voit apparaître ce message :

Vous n’avez pas les autorisations nécessaires pour accéder à cet outil.

L’accès au tableau de bord des DSR est limité aux gestionnaires des demandes des personnes concernées.

Si vous avez besoin d’accéder à ce tableau de bord, veuillez contacter l’administrateur du compte pour demander un rôle de gestionnaire des demandes des personnes concernées. Si vous êtes l’administrateur, vous pouvez gérer les rôles depuis la section « Équipes » de la page « Compte et facturation ».

Étapes pour les administrateurs

1. Aller dans « Équipes » : Vous trouverez ces informations sur la page « Informations sur le compte et la facturation » dans le menu déroulant en haut à droite.
2. Attribuer le rôle : Cliquez sur « + Ajouter un utilisateur » et choisissez le membre de l’équipe approprié pour être le gestionnaire des demandes de données en saisissant son adresse électronique.
3. Envoyer une invitation : Le membre choisi recevra un e-mail pour accepter ce rôle.
4. Acceptation du rôle : Une fois accepté, ils peuvent accéder au tableau de bord de gestion des DSR.

4. Tableau de bord des demandes des personnes concernées

Lorsqu’une personne concernée soumet une DSR, vous recevez une notification par courrier électronique, voire une série de rappels si le statut n’a pas été mis à jour, afin de respecter le délai de réponse imposé par la loi. La demande apparaîtra dans votre Tableau de bord, avec la date de soumission et les détails de la demande(Date de création, Type, Objet, Statut et Icône de détail).

Depuis le panneau « Détails de la demande », vous pouvez attribuer différents statuts, ajouter des notes et consulter l’historique complet de chaque demande pour faciliter le suivi des différentes phases de traitement.

Le statut de chaque demande de DSR est clairement indiqué, ce qui permet de suivre plus facilement l’état d’avancement de chaque demande, de contrôler les progrès et de garantir des réponses en temps voulu.

Confirmation du statut étape par étape

• Examen avant poursuite : Le gestionnaire des demandes des personnes concernées doit examiner et confirmer l’état actuel avant de passer à l’étape suivante. Cela garantit que chaque phase de la demande est traitée correctement.
• Confirmation requise : Il n’est pas possible de passer à l’étape suivante sans confirmer le statut actuel. Cela ajoute une couche supplémentaire de diligence au processus.

Option de laisser des notes

• Ajout de contexte : Le gestionnaire des demandes des personnes concernées peut désormais laisser des notes pour chaque statut. Ceci est idéal pour ajouter des détails ou du contexte, rendant le traitement de la demande plus transparent et informatif.
• Suivi facile : Ces notes permettent de garder un historique clair des réflexions, des actions et des décisions prises à chaque étape.

Journal détaillé pour chaque demande

• Ordre chronologique : Au bas de la fenêtre modale des informations détaillées sur chaque demande, vous trouverez un journal détaillé. Ce journal répertorie tous les changements de statut par ordre chronologique.
• Historique complet : Cette fonctionnalité fournit un historique complet du parcours de chaque demande dans le processus, facilitant l’examen et la compréhension des mesures prises.

Ces mises à jour de la gestion du statut et l’ajout d’un journal détaillé améliorent le processus global de gestion des demandes DSR. Ils fournissent de la clarté, assurent la responsabilité et facilitent la tenue d’un registre exhaustif du traitement de chaque demande.

Considérez que chaque statut dans le processus de demande représente une étape spécifique. Voici ce qu’ils signifient et comment les gérer :

• Reçu : Cette demande a été reçue. Veuillez passer à l’étape suivante dès que possible. N’oubliez pas que vous devez faire un retour d’information à l’expéditeur dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
• En cours de traitement : Il est temps de traiter la demande. Au cours de cette phase, vous pouvez demander des informations supplémentaires au demandeur afin de vérifier son identité ou de répondre à sa demande. N’oubliez pas que vous devez faire un retour d’information sans délai excessif et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Si vous avez besoin de plus de temps pour traiter complètement la demande ou si vous décidez de ne pas y donner suite, vous devez en informer l’expéditeur dans le même délai.
• Commentaires fournis : Vous avez traité la demande et il est maintenant temps de répondre et de fournir des informations sur les mesures prises. N’oubliez pas que vous devez faire un retour d’information sans délai excessif et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
• Traité : Vous avez effectué toutes les démarches nécessaires et cette demande peut être considérée comme satisfaite. Déterminez si des actions supplémentaires sont nécessaires à un suivi ultérieur ou à des finalités internes avant de passer à la suppression.
• Informations supprimées : Maintenant que vous avez répondu à la demande, vous pouvez décider de supprimer les informations fournies dans le formulaire. Veuillez noter qu’il s’agit d’une action permanente. Réfléchissez bien si vous souhaitez procéder à la suppression, car il peut y avoir des raisons juridiques valables de les conserver.

💡 Avec le Data Subject Rights Management Tool de iubenda, la gestion des demandes des personnes concernées n’a jamais été aussi simple. Mettez-vous en conformité, gagnez du temps et réduisez les efforts manuels grâce à notre solution automatisée et conviviale.