Guia da Data Subject Rights Management Tool da iubenda

Tem pouco tempo? Aceda a: Como funciona a Data Subject Rights Management Tool da iubenda.

O processamento de pedidos dos titulares dos dados (DSR) pode ser um processo complexo, mas é essencial para o cumprimento de regulamentos de privacidade globais, como o RGPD. Os DSR abrangem uma gama de pedidos, incluindo Pedidos de Acesso do Titular dos Dados (DSAR), retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade dos dados e objeções ao tratamento.

Para simplificar este processo, criámos a Data Subject Rights Management Tool. A nossa ferramenta foi concebida para simplificar todo o processo de DSR, automatizar os fluxos de trabalho e reduzir o esforço manual, facilitando a conformidade para si e para a sua organização.

Compreender o DSR

Resumidamente, os pedidos dos titulares dos dados (DSR) permitem que as pessoas exerçam os seus direitos de privacidade. Isso ocorre porque o RGPD e outros regulamentos de privacidade concedem aos titulares dos dados direitos individuais, tais como:

1. Direito de ser informado: Deve informar os utilizadores sobre a recolha e utilização dos seus dados.
2. Direito de acesso: Os utilizadores têm o direito de aceder aos seus dados pessoais e às informações sobre o seu tratamento. Esse pedido é também denominado Pedido de Acesso do Titular dos Dados (DSAR).
3. Direito de retificação: Os utilizadores podem solicitar a correção de dados inexatos ou incompletos.
4. Direito ao apagamento dos dados: Os utilizadores podem solicitar o apagamento dos seus dados quando já não forem necessários ou se retirarem o consentimento.
5. Direito à limitação do tratamento: Os utilizadores podem limitar como seus dados são tratados em certas circunstâncias.
6. Direito de portabilidade dos dados: Os utilizadores podem obter e reutilizar os seus dados pessoais para os seus próprios fins através de diferentes serviços.
7. Direito de oposição: Os utilizadores podem opor-se a certos tipos de tratamento de dados, como a comercialização direta.
8. Direitos relacionados com decisões automatizadas e definição de perfis: Os utilizadores podem recusar decisões tomadas exclusivamente por processos automatizados.

Embora os DSR sejam normalmente utilizados para pedidos relacionados com o RGPD, também se aplicam a outras leis de privacidade, como as dos EUA. Atualmente, a nossa ferramenta suporta pedidos do RGPD, mas iremos alargar o suporte a outros requisitos legais nas próximas atualizações.

Data Subject Rights Management Tool da iubenda 🚀

A nossa Data Subject Rights Management Tool foi especificamente concebida para ajudar as empresas a gerir os pedidos dos titulares dos dados de forma eficiente e eficaz. Simplifica o processo de gestão de pedidos, assegurando que a sua organização se mantém em conformidade com as leis de privacidade. Além disso, simplifica o processo para os titulares dos dados, oferecendo uma forma clara e simples de apresentar pedidos. Em vez de enviar e-mails, os titulares dos dados podem simplesmente clicar no link de rodapé e preencher um formulário.

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Como funciona

1. Ativar a Data Subject Rights Management Tool

A partir do seu Painel de Controlo da iubenda, basta clicar em “Ativar“

2. Incorporar a ferramenta

💡 Lembre-se de que a existência de um formulário claramente visível permite que os titulares dos dados apresentem facilmente os seus pedidos.

Após a ativação, clique em “Incorporar” para integrar o formulário de pedido.

De seguida, nesta secção, encontrará todas as opções para incorporar o formulário.

• Link direto: Utilize um link direto se pretende enviar os seus utilizadores diretamente para o seu formulário. Copie o mesmo e cole-o estrategicamente no seu website, intranet, ou onde precisar.
• Adicione um widget ao rodapé: Utilize o código fornecido para incorporar o formulário diretamente no seu site. Pode optar entre ter um botão branco, um botão preto ou remover completamente a personalização. Basta copiar o código e colá-lo no corpo do seu site, onde pretender exibir o botão. Quando os utilizadores clicarem neste botão, o formulário será aberto num modal.
• Incorpore o formulário no corpo: A incorporação do formulário diretamente no corpo da sua página integra-o como se este fizesse parte do seu website. Para tal, copie o snippet JavaScript e cole-o no HTML da página específica na qual pretende incorporar o formulário.

Onde coloco o link do formulário DSR?

Depende inteiramente de si. Mas, regra geral, este é colocado no rodapé do seu site. É uma boa forma de ser visto em todas as páginas.

3. Submissão de pedidos

Os titulares dos dados podem exercer os seus direitos de privacidade utilizando a Data Subject Rights Management Tool da iubenda, seguindo estes passos:

• Preencher o formulário de pedido com o seu nome completo, endereço de e-mail e, se aplicável, os dados da pessoa que representam.
• Selecionar o seu país e o tipo de pedido (como acesso, correção, apagamento, portabilidade dos dados, limitação do tratamento, objeção ou questões relacionadas com decisões automatizadas).👉 Saiba mais sobre os Direitos do RGPD
• Detalhar claramente o seu pedido no campo fornecido.
• Clique em “Enviar pedido”.

Depois de os titulares dos dados apresentarem o seu pedido, verão uma mensagem que diz: “O seu pedido foi apresentado com êxito.” Isso significa que recebeu o pedido e vai começar a processá-lo.

Caso necessitem de apresentar outro pedido, podem clicar no botão “Enviar outro pedido“.

3.1 Designar um Gestor de Pedidos dos Titulares dos Dados

❗️ Designação direta através da nossa ferramenta

Designe um Gestor de Pedidos dos Titulares dos Dados de forma eficiente e simples a partir da nossa ferramenta, tornando o processo mais fácil e integrado. Deste modo, elimina a necessidade de um formulário de designação separado.

Mensagem de acesso ao painel de controlo

Quando alguém sem as permissões necessárias tentar aceder ao Painel de Controlo de DSR Management, verá a seguinte mensagem:

Não tem as permissões necessárias para aceder a esta ferramenta.

O acesso ao Painel de controlo de DSR Management é limitado apenas aos Gestores de Pedidos de Titulares dos Dados.

Se precisar de aceder a este painel de controlo, entre em contacto com o administrador da conta e solicite a função de Gestor de Pedidos dos Titulares dos Dados. Para administradores, a gestão de funções pode ser efetuada na secção ‘Equipas’, localizada na página ‘Informações de Conta e Faturação.

Passos para administradores

1. Ir para ‘Equipas’: Estas podem ser encontradas na página ‘Informações de Conta e Faturação‘, no menu extensível, em cima, à direita.
2. Atribuir a função: Clique em “Adicionar utilizador” e escolher o membro da equipa adequado para ser o Gestor de Pedidos dos Titulares dos Dados, introduzindo o seu endereço de correio eletrónico.
3. Enviar convite: O membro escolhido receberá um email para aceitar esta função.
4. Aceitação da função: Depois de aceitar a função, o membro escolhido poderá aceder ao Painel de Controlo de DSR Management.

4. Painel de controlo dos pedidos dos titulares dos dados

Quando um titular dos dados apresenta um DSR, receberá uma notificação por e-mail e até mesmo uma série de lembretes se o estado não tiver sido atualizado, a fim de cumprir o prazo de resposta legalmente exigido. O pedido aparecerá no seu Painel de Controlo, mostrando a data de submissão e os detalhes do pedido (Data de Criação, Tipo, Assunto, Estado e umÍcone de Detalhe).

A partir deste painel de “Detalhes dos pedidos” poderá atribuir diferentes estados, adicionar notas e ver o histórico completo de cada pedido, permitindo-lhe um acompanhamento mais fácil de cada fase do processamento dos pedidos.

O estado de cada pedido DSR está claramente identificado, o que facilita o acompanhamento do estado de cada pedido no processo, a monitorização do progresso e a garantia de respostas atempadas.

Confirmação de estado passo a passo

• Rever antes de prosseguir: Um Gestor de Pedidos dos Titulares dos Dados deve rever e confirmar o estado atual antes de passar para o próximo. Assim, garante que cada fase do pedido é devidamente tratada.
• Confirmação necessária: Não é possível avançar sem confirmar o estado atual. Este processo adiciona uma camada de diligência adicional ao processo.

Notas opcionais

• Adicionar contexto: O Gestor de Pedidos dos Titulares dos Dados agora pode deixar notas para cada estado. Assim, pode adicionar detalhes ou contexto, tornando o tratamento do pedido mais transparente e informativo.
• Rastreamento fácil: Estas notas ajudam a que o registo de pensamentos, ações e decisões de cada estado seja claro.

Registo detalhado para cada pedido

• Ordem cronológica: Pode encontrar um registo detalhado na parte inferior dos detalhes do modal de cada pedido. Este registo enumera todas as alterações de estado por ordem cronológica.
• Histórico completo: Esta funcionalidade fornece um histórico completo do percurso de cada pedido ao longo do processo, facilitando a revisão e compreensão das ações realizadas.

Estas atualizações na gestão do estado e a adição de um registo detalhado melhoram o processo global de gestão de pedidos de DSR. Tornam o processo claro, garantem a responsabilização e facilitam a manutenção de um registo completo do tratamento de cada pedido.

Tenha em conta que cada estado no processo de pedidos de DSR representa uma etapa específica. Veja o que significam e como os pode gerir:

• Recebido: Este pedido foi recebido. Por favor, prossiga para o próximo passo logo que possível. Lembre-se de que deve dar retorno de informação ao remetente um mês após receção do pedido.
• A processar: Deve agora processar o pedido. Nesta fase, poderá solicitar informações adicionais ao requerente para verificar a sua identidade ou para tratar do pedido. Lembre-se de que deve dar retorno de informação sem demora indevida e, em qualquer caso, um mês após receção do pedido. Caso necessite de mais tempo para tratar o pedido na totalidade, ou decida não tomar qualquer ação, deve informar o remetente das razões para tal dentro do mesmo prazo.
• Feedback fornecido: O pedido está tratado. Agora deve responder e prestar informações sobre o seguimento dado. Lembre-se de que deve dar retorno de informação sem demora indevida e, em qualquer caso, um mês após receção do pedido.
• Tratado: Executou todas as atividades necessárias: este pedido pode ser considerada como tratado. Verifique se são necessárias atividades adicionais para o seguimento ou para fins internos antes de prosseguir com a eliminação.
• Informação apagada: Agora que já satisfez o pedido, pode decidir apagar a informação fornecida através do formulário. Nota: esta é uma ação permanente, pelo que deve ponderar cuidadosamente se pretende prosseguir com o apagamento, uma vez que poderá haver uma razão legal válida para mantê-la.

💡 Com a Data Subject Rights Management Tool da iubenda, a gestão dos pedidos dos titulares dos dados nunca foi tão fácil. Mantenha-se em conformidade, poupe tempo e reduza o esforço manual com a nossa solução automatizada e fácil de usar.