iubendas Data Subject Rights Management Tool

Kniber det med tiden? Spring direkte videre til: Sådan virker iubendas Data Subject Rights Management Tool.

Det er ikke det nemmeste i verden at holde styr på dataanmodninger fra de mange registrerede brugere (DSR’er), men det er nødvendigt for at overholde globale databeskyttelsesbestemmelser, herunder GDPR. DSR-anmodninger omfatter blandt andet anmodninger om adgang (DSAR’er), berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og indsigelser mod behandling.

For at forenkle processen har vi udviklet vores Data Subject Rights Management Tool. Dette værktøj er designet til at strømline hele DSR-processen, automatisere arbejdsprocesser og reducere manuelt arbejde, så compliance bliver nemmere for både dig og din virksomhed eller organisation.

Hvad er DSR?

DSR handler kort sagt om at give privatpersoner mulighed for at udøve deres privatlivsrettigheder. GDPR og andre databeskyttelseslove giver nemlig de registrerede individuelle rettigheder, herunder:

1. Retten til information: Brugerne skal informeres om indsamlingen og brugen af deres data.
2. Retten til at få adgang: Brugerne har ret til at få adgang til deres personoplysninger, herunder oplysninger om hvordan de behandles. Dette kalder man også den registreredes anmodning om adgang (DSAR).
3. Retten til berigtigelse: Brugerne kan anmode om berigtigelse af unøjagtige eller ufuldstændige data.
4. Retten til sletning: Brugerne kan anmode om sletning af deres data, når der ikke længere er grund til at gemme dem, eller hvis de ønsker at trække deres samtykke tilbage.
5. Retten til begrænsning af behandling: I nogle tilfælde har brugerne ret til at få begrænset behandlingen af deres personoplysninger.
6. Retten til dataportabilitet: Brugerne kan modtage og genbruge deres personoplysninger til egne formål på tværs af tjenester.
7. Retten til indsigelse: Brugerne kan gøre indsigelse mod visse typer databehandling, fx direkte markedsføring.
8. Rettigheder i forbindelse med automatiseret beslutningstagning og profilering: Brugerne kan fravælge beslutninger, der udelukkende træffes ved hjælp af automatiserede processer.

DSR-anmodninger anvendes almindeligvis i forbindelse med GDPR, men de gælder også for andre databeskyttelseslove, fx i USA. I øjeblikket understøtter vores værktøj GDPR, men vi bestræber os på også at kunne supportere andre lovkrav i kommende opdateringer.

iubendas Data Subject Rights Management Tool 🚀

Vores Data Subject Rights Management Tool er udviklet til at hjælpe virksomheder med effektiv styring af anmodninger fra registrerede. Det forenkler processen med at håndtere anmodninger og sikrer, at din virksomhed overholder lovgivningen om beskyttelse af personoplysninger. Det forenkler også processen for de registrerede, fordi det er en simpel og transparent måde at sende anmodninger på. I stedet for at sende mails kan de registrerede nøjes med at klikke på et link i sidefoden og udfylde en formular.

💡 Er det første gang, du bruger vores løsninger? 👉 Kom i gang her.

Sådan virker det

1. Aktivér Data Subject Rights Management Tool

Klik på “Aktivér” i dit iubenda-dashboard

2. Integrering af værktøjet

💡 Husk, at en let tilgængelig formular gør det nemt for de registrerede at oprette anmodninger.

Efter aktivering skal du klikke på “Integrer” for at integrere anmodningsformularen.

I dette afsnit kan du læse om de forskellige muligheder, du har for at integrere formularen:

• Direkte link: Brug et direkte link, hvis du vil sende dine brugere direkte videre til din formular. Kopiér linket, og giv det en strategisk placering på din hjemmeside, på dit intranet og andre relevante steder.
• Tilføj en widget til sidefoden: Brug den medfølgende kode til at integrere formularen direkte på din hjemmeside. Du kan vælge mellem en hvid og en sort knap, eller du kan fjerne formateringen helt. Kopiér og indsæt koden i brødteksten på din hjemmeside, der hvor du vil have vist knappen. Når brugerne klikker på knappen, åbnes formularen i et modalvindue.
• Integrer formularen i brødteksten: Når formularen integreres direkte i brødteksten på din hjemmeside, integreres den, som var den en del af din hjemmeside. Her skal du kopiere JavaScript-kodestykket og indsætte det i HTML-koden på den ønskede side.

Hvor skal jeg placere linket til DSR-formularen?

Det er helt op til dig. Men man plejer at anbefale, at den placeres i sidefoden på din hjemmeside. På den måde kan dine brugere nemt få øje på det på alle sider.

3. Indsendelse af anmodning

Den registrerede kan udøve sine privatlivsrettigheder med iubendas Data Subject Rights Management Tool ved at følge disse trin:

• Udfylde ansøgningsskemaet med sit fulde navn, mailadresse og, hvis relevant, oplysninger om den person, de repræsenterer.
• Vælge sit land og typen af anmodning (adgang, berigtigelse, sletning, dataportabilitet, begrænsning af behandling, indsigelse eller spørgsmål vedrørende automatiserede beslutninger). 👉 Læs mere om GDPR-rettigheder
• Indsætte en tydelig beskrivelse i det relevante felt.
• Klikke på “Send rapport”.

Når den registrerede person har sendt sin anmodning, vises en meddelelse med teksten: “Din anmodning er blevet sendt“. Det betyder, at du har modtaget anmodningen og vil gå i gang med at behandle den.

Hvis den registrerede har brug for at sende endnu en anmodning, klikkes på knappen “Send endnu en anmodning“.

3.1 Udnævnelse af ansvarlig for anmodninger fra registrerede

❗️ Direkte udnævnelse via vores værktøj

Nem og hurtig udnævnelse af ansvarlig for anmodninger fra registrerede via værktøj giver en mere smidig og integreret proces, samtidig med at behovet for udfyldelse af en formel formular elimineres.

Besked om uautoriseret adgang

Når en person, som ikke har de nødvendige tilladelser, forsøger at få adgang til dashboardet til styring af anmodninger fra registrerede, ser de meddelelsen:

Du har ikke de nødvendige tilladelser til at tilgå dette værktøj

Det er alene den ansvarlige for anmodninger fra registrerede, der har adgang til dashboardet til styring af anmodninger fra registrerede.

Hvis du har brug for at få adgang til dashboardet, skal du kontakte kontoadministratoren og anmode om at blive tildelt rollen som ansvarlig for anmodninger fra registrerede. Administratorer kan administrere roller under ‘Teams’ på siden “Konto- og fakturaoplysninger”

Trin for administratorer

1. Gå til ‘Teams’: Du finder indstillingen på siden ‘Konto- og fakturaoplysninger‘ i rullemenuen øverst til højre.
2. Tildel rollen: Klik på “+ Tilføj bruger“, og vælg derefter det teammedlem, der skal være ansvarlig for anmodninger fra registrerede, ved at indtaste vedkommendes mailadresse.
3. Send invitation: Det valgte medlem vil efterfølgende modtage en mail med en anmodning om at acceptere rollen.
4. Accept af rolle: Når rollen er accepteret, kan brugeren få adgang til dashboardet til styring af anmodninger.

4. Dashboard til anmodninger fra registrerede

Når den registrerede sender en anmodning, vil du modtage en mail og endda en række påmindelser, hvis status ikke er blevet opdateret, for at overholde den lovpligtige tidsramme for svar. Anmodningen vises i dashboardet med indsendelsesdato og anmodningsoplysninger (oprettelsesdato, type, emne, status og et oplysningsikon).

Fra dette panel med oplysninger om anmodningen har du mulighed for at give alle rapporter deres egen status, tilføje noter og se den fulde historik, så du kan holde øje med de forskellige faser i behandlingen.

Status for hver DSR-rapport er tydeligt markeret, hvilket gør det lettere at spore, hvor i processen hver rapport befinder sig, så fremskridt kan overvåges og rettidigt svar sikres.

Statusbekræftelse trin for trin

• Kontrol efter hvert trin: En ansvarlig for anmodninger fra registrerede skal gennemgå og bekræfte den aktuelle status efter hvert trin. Dette for at sikre, at alle faser af rapporten behandles korrekt.
• Bekræftelse påkrævet: Det er ikke længere muligt at springe videre uden at bekræfte den aktuelle status. Dette tilfører et ekstra kontrollag til processen.

Mulighed for at lave noter

• Tilføj kontekst: Den ansvarlige for anmodninger fra registrerede kan nu efterlade noter for hver status. Dette er en alletiders mulighed for at tilføje oplysninger eller kontekst, hvilket gør behandlingen af rapporten mere transparent og informativ.
• Nem sporing: Disse noter hjælper med at holde styr på tanker, handlinger og beslutninger truffet på alle trin.

Detaljeret log over alle rapporter

• Kronologisk rækkefølge: Nederst i modalvinduet med oplysninger i rapporterne, finder du en detaljeret log. Loggen viser alle statusændringer i kronologisk rækkefølge.
• Fuld historik: Funktionen giver en komplet historik for hver rapports rejse gennem processen, hvilket gør det nemmere at gennemgå og forstå de handlinger, der er foretaget.

Disse opdateringer til statusstyring og tilføjelsen af en detaljeret log forbedrer den overordnede proces med at administrere rapporter over anmodninger fra registrerede. De giver klarhed, sikrer ansvarlig håndtering og gør det nemmere at opretholde en omhyggelig registrering af behandlingen af alle rapporter.

Alle statusser i DSR-rapporteringsprocessen repræsenterer en bestemt fase. Her kan du se, hvad de betyder, og hvordan du skal forholde dig til dem:

• Modtaget: Denne anmodning er modtaget. Fortsæt til næste trin hurtigst muligt. Husk, at du skal give afsenderen feedback inden for en måned fra modtagelse af anmodningen.
• Behandling: Det er tid til at behandle anmodningen. I denne fase kan du anmode om flere oplysninger fra anmoderen for at få bekræftet dennes identitet eller for at kunne imødekomme anmodningen. Husk, at du skal give feedback uden ugrundet ophold og under alle omstændigheder inden for en måned fra modtagelsen af anmodningen. Hvis du har brug for mere tid til at behandle anmodningen fuldt ud eller beslutter dig for ikke at handle på den, skal du informere afsenderen om årsagerne inden for samme tidsramme.
• Feedback givet: Du har behandlet anmodningen, og det er nu tid til at svare og give oplysninger om de foranstaltninger, der er truffet. Husk, at du skal give feedback uden ugrundet ophold og under alle omstændigheder inden for en måned fra modtagelsen af anmodningen.
• Færdigbehandlet: Du har foretaget alle nødvendige handlinger, og anmodningen anses derfor for at være opfyldt. Vurder, om der er behov for, at du foretager dig yderligere med henblik på opfølgning eller interne formål, før du foretager en sletning.
• Sletning af dokumentation: Nu hvor du har færdigbehandlet anmodningen, kan du overveje at slette de oplysninger, der er givet via formularen. Bemærk, at handlingen ikke kan fortrydes, så du bør nøje overveje, om du vil fortsætte med sletningen, idet der kan være juridisk grundlag for at beholde oplysningerne.

💡 Med iubendas Data Subject Rights Management Tool har det aldrig været nemmere at styre anmodninger fra registrerede. Overhold compliance-bestemmelser, spar tid, og reducer manuelt arbejde med vores automatiserede, brugervenlige løsning.