Gestionar las solicitudes de los interesados puede ser un proceso complejo, si bien es fundamental para garantizar la conformidad con la normativa mundial sobre privacidad, como el RGPD. Las solicitudes de los interesados son de diverso tipo, por ejemplo, de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y objeciones al tratamiento.
Para simplificar este proceso, hemos creado la herramienta Data Subject Rights Management Tool. Esta herramienta está diseñada para agilizar todo el proceso de solicitud de los interesados, automatizar los flujos de trabajo y reducir el esfuerzo manual, de manera que se facilite la conformidad para ti y tu organización.
Los derechos de los interesados
Los derechos de los interesados garantizan la capacidad de estos de ejercer sus derechos de privacidad. En esta línea, el RGPD y otras normativas sobre privacidad conceden a los interesados derechos, como:
Derecho de información: Debes informar a los usuarios sobre la recogida y uso de sus datos.
Derecho de acceso: Los usuarios tienen derecho a acceder a sus datos personales y a la información sobre su tratamiento. También se le denomina solicitud de acceso del interesado.
Derecho de rectificación: Los usuarios pueden solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Derecho de supresión: Los usuarios pueden solicitar la supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios o si retiran su consentimiento.
Derecho a la limitación del tratamiento: Los usuarios pueden limitar el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
Derecho a la portabilidad de los datos: Los usuarios pueden obtener y reutilizar sus datos personales para sus propias finalidades en diferentes servicios.
Derecho de oposición: Los usuarios pueden oponerse a determinados tipos de tratamiento de datos, como el marketing directo.
Derechos relacionados con las decisiones individuales automatizadas y la elaboración de perfiles: Los usuarios pueden optar por la autoexclusión de las decisiones tomadas únicamente mediante procesos automatizados.
Aunque las solicitudes de los interesados se utilizan normalmente para las solicitudes relacionadas con el RGPD, también se aplican a otras leyes de privacidad, como las de Estados Unidos. Actualmente, nuestra herramienta admite solicitudes relacionadas con el RGPD, pero ampliaremos la compatibilidad con otros requisitos legales en próximas actualizaciones.
Para obtener información más detallada, consulta nuestras guías completas:
Nuestra herramienta Data Subject Rights Management Tool está diseñada específicamente para ayudar a las empresas a gestionar las solicitudes de los interesados de forma eficiente y eficaz. Simplifica el proceso de tramitación de solicitudes para garantizar que tu organización siga cumpliendo las leyes de privacidad. Además, agiliza el proceso para los interesados, ya que les permite presentar solicitudes de manera clara y directa. En lugar de enviar correos electrónicos, los interesados solo tienen que hacer clic en el enlace del pie de página y rellenar un formulario.
Entre sus principales características se incluyen:
Configuración rápida: Activa fácilmente la herramienta Data Subject Rights Management Tool desde tu dashboard y coloca el formulario de solicitud donde sea necesario.
Flujos de trabajo automatizados: Proceso guiado desde la presentación hasta la finalización para que no se omita ningún paso.
Cobertura total: Nuestra herramienta sirve para distintas solicitudes de los interesados, como las de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de los datos.
Informes detallados: Ten acceso a detalles completos de cada solicitud.
Acceso seguro por parte de los usuarios: Controla quién puede ver y gestionar los datos de los derechos de los interesados.
Registros transparentes: Mantén registros detallados de todas las acciones para la conformidad legal y ética.
⚠️ La herramientaData Subject Rights Management Tool está incluida en el plan Ultimate y se activa en un solo clic. No necesita configuración.
1. Activar la herramienta Data Subject Rights Management Tool
Desde el dashboard de iubenda, haz clic en “Activar”.
⚠️ Cuando hayas activado la Data Subject Rights Management Tool, haz clic en el botón “Integrar”, dentro de la sección de solicitudes de los interesados, para poder integrar el formulario. Si no lo haces, no podrás recibir ninguna solicitud de interesados. Mira a continuación cómo integrar tu herramienta Data Subject Rights Management Tool ⬇️
2. Integrar la herramienta
💡 Recuerda que disponer de un formulario claramente visible permite a los interesados presentar fácilmente sus solicitudes.
Tras la activación, haz clic en “Integrar” para colocar el formulario de solicitud.
En esta sección te contamos todas las opciones para integrar el formulario:
Enlace directo: Utiliza un enlace directo si quieres que los usuarios accedan directamente a tu formulario. Cópialo y pégalo en un lugar estratégico de tu sitio web, de tu intranet o donde lo necesites.
Widget al pie de página: Utiliza el código proporcionado para integrar el formulario directamente en tu sitio web. Puedes elegir que el botón sea blanco o negro, o bien eliminar por completo el estilo del formulario. Solo tienes que copiarlo y pegarlo en el cuerpo de tu sitio web donde quieras mostrar el botón. Cuando los usuarios pulsen este botón, el formulario se abrirá en una ventana modal.
Formulario integrado en el cuerpo de la página web: Al colocar el formulario en el cuerpo de tu página web se integra como parte de tu sitio web. Copia el código de JavaScript y pégalo en el HTML de la página concreta que quieras utilizar para tal efecto.
¿Dónde pongo el enlace al formulario de solicitud del interesado?
Depende totalmente de ti, pero por lo general se coloca en el pie de página del sitio web. De esta manera, se ve desde todas las páginas.
3. Presentación de la solicitud
Los interesados pueden ejercer sus derechos de privacidad con la herramienta Data Subject Rights Management Tool de iubenda siguiendo estos pasos:
Rellenar el formulario de solicitud con el nombre completo, la dirección de correo electrónico y, si procede, los datos de la persona a la que representa.
Seleccionar el país y el tipo de solicitud (como acceso, rectificación, supresión, portabilidad de los datos, limitación del tratamiento, oposición o cuestiones relacionadas con decisiones automatizadas). 👉 Más información sobre los derechos del RGPD
Exponer con claridad la solicitud en el campo correspondiente.
Hacer clic en “Enviar solicitud“.
Cuando los interesados envíen su solicitud, verán un mensaje que dice: “Tu solicitud se ha enviado correctamente“, lo que significa que has recibido su solicitud y empezarás a tramitarla.
Si necesitan enviar otra solicitud, pueden hacer clic en el botón “Enviar otra solicitud“.
3.1 Designación de un gestor de solicitudes de los interesados
❗️ Cita directa a través de nuestra herramienta
Designa a un gestor de solicitudes de los interesados de forma eficaz y fluida dentro de nuestra herramienta, para lograr que el proceso sea más fluido. De esta manera, se elimina la necesidad de disponer de un formulario de designación específico.
Mensaje de acceso al dashboard
Cuando una persona sin los permisos necesarios intente acceder al dashboard de gestión de solicitudes de los interesados, verá este mensaje:
No tienes los permisos necesarios para acceder a esta herramienta.
El acceso al dashboard de gestión de solicitudes de los interesados solo puede utilizarse por los gestores de solicitudes de los Interesados. Si necesitas acceder a este dashboard, ponte en contacto con el administrador de la cuenta para solicitar la función de gestor de solicitudes de los interesados. Para los administradores, la gestión de las funciones puede realizarse en la sección “Equipos” situada en la página “Cuenta y facturación”.
Pasos para administradores
Acceder a “Equipos”: Se encuentra en la página “Cuenta y facturación“, en el menú desplegable superior derecho.
Asignar la función: Haz clic en “+ Añadir usuario” y, a continuación, elige al miembro del equipo adecuado para ser gestor de solicitudes de datos introduciendo su dirección de correo electrónico.
Enviar la invitación: El miembro elegido recibirá un correo electrónico para aceptar esta función.
Aceptar la función: Una vez aceptada, se puede acceder al dashboard de gestión de solicitudes.
4. Dashboard de solicitudes del interesado
Cuando un interesado envía una solicitud, recibirás una notificación por correo electrónico, e incluso una serie de recordatorios si no se ha actualizado el estado, con el fin de cumplir el plazo de respuesta legalmente exigido. La solicitud aparecerá en tu dashboard, junto con la fecha de envío y los detalles de la solicitud(fecha de creación, tipo, asunto, estado y un icono de detalles).
Desde este panel de “Detalles de la solicitud“, tienes la posibilidad de asignar distintos estados, añadir notas y ver el historial completo de cada solicitud, lo que te ayudará a realizar un seguimiento de las distintas fases de tramitación.
El estado de cada solicitud está claramente marcado, lo que facilita el seguimiento de la situación de cada solicitud en el proceso, a fin de llevar un control del progreso y de garantizar que las respuestas se ofrezcan de manera oportuna.
Confirmación de estado paso a paso
Revisar antes de tramitar: El gestor de solicitudes de los interesados debe revisar y confirmar el estado actual antes de pasar al siguiente. De esta forma se garantiza que cada fase del proceso se gestione adecuadamente.
Confirmación necesaria: Ya no es posible avanzar sin confirmar el estado actual. Así se refuerza la diligencia del proceso.
Opción de dejar notas
Añadir contexto: El gestor de solicitudes de los interesados ahora puede dejar notas para cada estado. Estas notas permiten añadir detalles o contexto, por lo que que la gestión de la solicitud es más transparente e informativa.
Seguimiento sencillo: Estas notas ayudan a mantener un registro claro de los pensamientos, acciones y decisiones tomadas en cada etapa.
Registro detallado de cada solicitud
Orden cronológico: En la parte inferior del apartado de detalles de cada solicitud, encontrarás información al respecto. En este registro se incluyen todos los cambios de estado en orden cronológico.
Historia completa: Esta función proporciona un historial completo del recorrido de cada solicitud a través del proceso, lo que facilita la revisión y comprensión de las medidas adoptadas.
Estas actualizaciones de la gestión del estado y la incorporación de un registro detallado mejoran el proceso general de gestión de solicitudes. Aportan claridad, garantizan la rendición de cuentas y facilitan el mantenimiento de un registro exhaustivo de la tramitación de cada solicitud.
Ten en cuenta que cada estado en el proceso de solicitud representa una etapa específica. Te presentamos lo que implican y cómo gestionarlas:
Recibida: Se ha recibido esta solicitud. Es necesario pasar al siguiente paso lo antes posible. Recuerda que debes contestar al remitente en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud.
En trámite: Ha llegado el momento de tramitar la solicitud. Durante esta fase, puedes pedir información adicional al remitente para verificar su identidad o para poder contestar a la solicitud. Recuerda que debes contestar al remitente sin demora indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud. Si necesitas más tiempo para tramitar completamente la solicitud o decides no dar curso a la misma, debes informar al remitente de los motivos dentro del mismo plazo.
Comentarios: Has tramitado la solicitud y ahora es el momento de responder y proporcionar información sobre las medidas adoptadas. Recuerda que debes contestar al remitente sin demora indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud.
Tramitada: Has realizado todas las actividades necesarias y esta solicitud puede considerarse satisfecha. Antes de eliminar los datos, comprueba si debes tomar alguna medida más para el seguimiento de la solicitud o para fines internos.
Información eliminada: Una vez satisfecha la solicitud, puedes decidir eliminar la información facilitada a través del formulario. Ten en cuenta que se trata de una acción permanente, así que debes analizar detenidamente si quieres eliminar esta información, ya que podría haber motivos legales válidos para conservarla.
💡 Con la herramienta Data Subject Rights Management Tool de iubenda, gestionar las solicitudes de los interesados nunca ha sido tan fácil. Cumple la normativa, ahorra tiempo y reduce el esfuerzo manual con nuestra solución automatizada y fácil de usar.
No te dejes abrumar por las solicitudes de los interesados
Activa hoy mismo nuestra herramienta Data Subject Rights Management Tool y agiliza los procesos de solicitud de los interesados con facilidad.
