Manejar los informes de denuncia de forma correcta es clave para cumplir la legislación y las directrices sobre denuncia de irregularidades. Es importante tratarlos con confidencialidad y aplicar las medidas de seguridad adecuadas, para evitar consecuencias negativas que podrían exponer al denunciante a represalias.
En esta guía explicamos cómo deben gestionar las organizaciones los informes de denuncia de irregularidades, preservando la confidencialidad y la protección, de acuerdo con la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades.
Antes de explicar cómo abordar una denuncia, es importante destacar que lo primero que hay que hacer es fomentar una cultura ética en el lugar de trabajo. Por ética, entendemos una cultura que anima a los empleados a hablar cuando surgen problemas. Los empleados nunca deben temer ningún tipo de represalia, y siempre deben sentirse seguros al informar de sus preocupaciones.
Es una buena práctica impartir formación y aplicar una política sólida de denuncia de irregularidades, para ayudar a los empleados a entender la denuncia de irregularidades. Disponer de un proceso estandarizado también ayuda a la dirección a seguir fácilmente todo el procedimiento de denuncia.
Cada empresa tendrá que redactar su propia política, dependiendo del tamaño y la naturaleza de la organización, pero aquí puedes encontrar una plantilla gratuita que puedes personalizar o utilizar como punto de partida.
La protección de los denunciantes no es sólo una buena práctica, sino que ahora es ley en la Unión Europea. En concreto, la denuncia de irregularidades está regulada por la Directiva (UE) 2019/1937, también conocida como Directiva sobre la denuncia de irregularidades, que entró en vigor el 16 de diciembre de 2019.
La Directiva mejora la protección de las personas que denuncian infracciones de la legislación de la UE en su entorno laboral y exige a los Estados miembros que adapten sus legislaciones nacionales para proporcionar un nivel adecuado de protección en toda la UE.
La Directiva de Denuncias se aplica a:
Para cumplirla, las empresas deben
Como empresa, recibir una denuncia nunca es fácil, y para muchos la primera reacción sería ignorarla y mantener las cosas como están. ¡No lo hagas! Ignorar una denuncia puede tener consecuencias negativas, y también puede ponerte en infracción de la ley.
Por tanto, si recibes una denuncia de irregularidades, asegúrate de asignarla a un equipo o persona imparcial designada, que se encargará de investigar la denuncia.
Una vez que recibas una denuncia, el equipo designado debe iniciar las investigaciones sin demora. Al principio, es importante obtener toda la información posible, para determinar si la denuncia es un caso real de denuncia de irregularidades o se trata de una queja personal. En este último caso, puedes desestimar la denuncia y dejar que el equipo de RRHH se encargue del asunto (pero aun así, ¡no lo ignores!).
Toda denuncia suele contener toda la información y documentación necesarias para investigar el problema. Sin embargo, si la denuncia no contiene motivos suficientes para sospechar una conducta indebida real y no es anónima, puedes pedir al denunciante que aporte información adicional. Además, según la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, debes proporcionar una primera respuesta al denunciante en un plazo de 7 días, haciéndole saber que se ha recibido la denuncia.
La investigación suele consistir en evaluar la documentación, entrevistar a los empleados y hablar con el denunciante. Por supuesto, cualquier persona potencialmente relacionada con la acusación no debe participar en la investigación.
Una vez finalizada la investigación, el equipo designado debe abordar las conclusiones y resumir los resultados, incluidas las medidas correctoras que se hayan tomado o estén previstas. Cada decisión que pueda afectar a la organización debe comunicarse de forma transparente a todo el equipo.
El equipo designado también tiene la obligación de hacer un seguimiento con el denunciante en un plazo de 3 meses, proporcionándole más información sobre el informe y la investigación.
La clave para gestionar con éxito una denuncia es garantizar siempre la confidencialidad y la protección del denunciante. Como hemos dicho antes, los denunciantes nunca deben temer ningún tipo de represalia por hablar.
Una forma de hacerlo es utilizar un sistema digital que permita realizar denuncias anónimas, como la Herramienta de Gestión de Denuncias de iubenda. De este modo, la identidad del denunciante permanece protegida y sigue siendo posible proporcionar la información requerida.
De todos modos, los denunciantes también pueden optar por revelar su identidad y debe seguir respetándose la confidencialidad. El Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) ha publicado una serie de directrices sobre cómo tratar la información personal en un procedimiento de denuncia de irregularidades. Según estas directrices, las empresas deben aplicar los principios del RGPD a los procedimientos de denuncia de irregularidades y, más concretamente:
Una de las mejores formas de gestionar los informes de denuncia es utilizar una plataforma de denuncia segura, que te permita agilizar todo el proceso al tiempo que garantiza la confidencialidad y la protección de los datos.
Whistleblowing Management Tool de iubenda está diseñada precisamente para eso! Permite a las organizaciones mantener un canal de denuncia seguro, en el que los denunciantes pueden enviar sus denuncias de forma anónima y los Gestores de Denuncias pueden hacer un seguimiento de cada fase del proceso, todo desde un panel intuitivo.
