O tratamento correto das denúncias de irregularidades é fundamental para cumprir as legislações e diretrizes sobre denúncias. É importante tratá-los com confidencialidade e implementar as medidas de segurança adequadas, para evitar consequências negativas que possam expor o denunciante a retaliações.
Neste guia, explicamos como as organizações devem lidar com as denúncias de irregularidades, preservando ao mesmo tempo a confidencialidade e a proteção – de acordo com a Diretiva de Denúncias da UE.
Antes de explicar como abordar uma denúncia de irregularidades, é importante destacar que a primeira coisa a fazer é promover uma cultura ética no local de trabalho. Por éticaentendemos uma cultura que incentiva os funcionários a se manifestarem quando surgem problemas. Os funcionários nunca devem temer qualquer tipo de retaliação e devem sempre sentir-se seguros ao comunicar as suas preocupações.
É uma boa prática implementar formação e uma política sólida de denúncia de irregularidades, para ajudar os funcionários a compreender a denúncia. Ter um processo padronizado em vigor também ajuda a gestão a seguir facilmente todo o procedimento de denúncia.
Cada empresa terá que elaborar a sua própria política, dependendo do tamanho e natureza da organização, mas aqui você encontra um modelo gratuito que pode personalizar ou usar como ponto de partida.
A protecção dos denunciantes não é apenas uma boa prática, mas é agora lei na União Europeia. Em particular, a denúncia de irregularidades é regulamentada pela Diretiva (UE) 2019/1937, também conhecida como Diretiva de Denúncias, que entrou em vigor em 16 de dezembro de 2019.
A diretiva aumenta a proteção das pessoas que denunciam violações da legislação da UE no seu ambiente de trabalho e exige que os Estados-Membros alinhem as suas legislações nacionais para proporcionar um nível adequado de proteção em toda a UE.
A Diretiva de Denúncias aplica-se a:
Para cumprir, as empresas devem:
Como empresa, receber uma denúncia de irregularidade nunca é fácil e, para muitos, a primeira reação seria ignorá-la e manter as coisas como estão. Não faça isso! Ignorar uma reclamação de um denunciante pode ter consequências negativas e também pode colocá-lo em violação da lei.
Portanto, se você receber uma reclamação de denúncia, certifique-se de encaminhá-la a uma equipe ou pessoa imparcial designada, que se encarregará de investigar a reclamação.
Depois de receber uma denúncia, a equipe designada deverá iniciar as investigações imediatamente. No início, é importante obter o máximo de informações possívelpara determinar se a reclamação é um caso real de denúncia ou uma reclamação pessoal. Se for este o caso, você pode descartar o relatório e deixar que a equipe de RH cuide do assunto (mas ainda assim, não ignore!).
Cada denúncia geralmente contém todas as informações e documentação necessárias para investigar o problema. No entanto, se a denúncia não contiver motivos suficientes para suspeitar de má conduta real e não for anónima, pode pedir ao denunciante que forneça informações adicionais. Além disso, de acordo com a Diretiva de Denúncias da UE, deve fornecer o primeiro feedback ao denunciante no prazo de 7 dias, informando-o de que a denúncia foi recebida.
A investigação geralmente consiste em avaliar a documentação, entrevistar os funcionários e discutir com o denunciante. É claro que qualquer pessoa potencialmente ligada à alegação não deve estar envolvida na investigação.
Uma vez concluída a investigação, a equipa designada deve abordar as conclusões e resumir os resultados, incluindo quaisquer medidas corretivas que tenham sido tomadas ou planeadas. Toda decisão que possa afetar a organização deve ser comunicada de forma transparente a toda a equipe.
A equipe designada também tem o dever de acompanhar o denunciante no prazo de 3 meses, fornecendo feedback adicional sobre a denúncia e a investigação.
A chave para lidar com sucesso com uma denúncia de irregularidades é sempre garantir a confidencialidade e a proteção do denunciante. Como mencionamos anteriormente, os denunciantes nunca devem temer qualquer tipo de retaliação por se manifestarem.
Uma maneira de fazer isso é usar um sistema digital que permita denúncias anônimas, como a Ferramenta de Gerenciamento de Denúncias da iubenda. Desta forma, a identidade do denunciante permanece protegida e ainda é possível fornecer o feedback necessário.
De qualquer forma, os denunciantes também podem optar por divulgar sua identidade e a confidencialidade ainda deverá ser observada. A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD) emitiu uma série de orientações sobre como processar informações pessoais no âmbito de um procedimento de denúncia de irregularidades. De acordo com estas orientações, as empresas devem aplicar os princípios do RGPD aos procedimentos de denúncia de irregularidades e, mais especificamente:
Uma das melhores formas de lidar com denúncias de irregularidades é utilizar uma plataforma de denúncia segura, que permite agilizar todo o processo, garantindo a confidencialidade e a proteção dos dados.
Whistleblowing Management Tool da iubenda foi projetada exatamente para isso! Ele permite que as organizações mantenham um canal de denúncia seguro, onde os denunciantes podem enviar suas denúncias anonimamente e os gerentes de denúncias podem acompanhar todas as fases do processo, tudo a partir de um painel intuitivo.
