Il Regolamento generale sulla protezione dei dati ha introdotto numerosi requisiti legali per le aziende, e la procedura di conformità al GDPR può risultare alquanto complessa. La nostra guida per l’audit GDPR semplifica questo processo, offrendo una panoramica passo dopo passo per valutare i processi interni relativi al trattamento dei dati e soddisfare gli obblighi del GDPR. Iniziamo!
La definizione di audit GDPR si riferisce a una valutazione completa delle pratiche di protezione dei dati di un’organizzazione. L’obiettivo di questa verifica è garantire la conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati, introdotto nel 2018 per salvaguardare i diritti privacy dei cittadini dell’UE.
Un audit dei dati GDPR esamina i processi di gestione dei dati di un’organizzazione, tra cui la raccolta, l’archiviazione, il trasferimento e l’eliminazione. Per soddisfare tutti i requisiti, il processo di audit privacy deve anche esaminare se il trattamento è realmente necessario e se è legittimo. Infatti, l’organizzazione deve aderire ai sette principi del GDPR, quali la liceità, la limitazione delle finalità e la minimizzazione dei dati.
Nel corso di un audit GDPR, si valutano le procedure relative ai dati dell’organizzazione, compresa la capacità di soddisfare i diritti degli interessati, di gestire una violazione dei dati o di disporre di misure di sicurezza adeguate per la protezione dei dati. Durante questa verifica, potreste anche trovare alcuni aspetti da migliorare per essere pienamente conformi!
Infine, un audit GDPR esamina anche le strutture di responsabilità (accountability) e di governance di un’organizzazione, valutando la designazione di un Responsabile della protezione dei dati (DPO) o le modalità di conduzione delle Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA).
💡 L’obiettivo di un audit GDPR è quello di aiutare un’organizzazione a identificare le lacune o i rischi nelle proprie pratiche di trattamento dei dati, a definire piani d’azione per risolverli e a dimostrare la conformità alle autorità competenti, riducendo così il rischio di multe salate e di danni alla reputazione derivanti dalla mancata conformità.
Degli audit privacy non sono esplicitamente richiesti dal GDPR. Tuttavia, l’esecuzione di un controllo di conformità al GDPR è fortemente raccomandata e una buona pratica che molte aziende intraprendono perché il regolamento pone una forte enfasi sull’assunzione di responsabilità per ciò che si fa (accountability).
Ecco perché gli audit sono una misura essenziale da implementare in un’organizzazione per garantire la conformità ai principi e agli obblighi del GDPR. Ti aiutano a esaminare le tue pratiche e procedure, per verificare se sono in linea con i requisiti del GDPR.
L’esecuzione di un audit di conformità al GDPR comporta una revisione sistematica delle attività di trattamento dei dati di un’organizzazione. Puoi iniziare identificando e documentando tutte le attività di trattamento dei dati, compresi i tipi di dati personali raccolti, le finalità, le giustificazioni legali e la condivisione con terze parti. Valuta poi la base giuridica di ogni attività di trattamento e garantisci la minimizzazione dei dati raccogliendo solo quelli necessari. Valuta anche l’efficacia delle misure di sicurezza in atto per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati o alterazioni.
Dal punto di vista organizzativo, considera la nomina di un responsabile della protezione dei dati (DPO) e coinvolgilo nel processo di verifica. Rivedi le tue informative sulla privacy per assicurarti che siano aggiornate e conformi ai requisiti più recenti. Esamina anche le procedure per la gestione dei diritti degli interessati, le misure di sicurezza e tieni un registro completo delle attività di trattamento dei dati e dei consensi ottenuti.
Puoi anche considerare l’implementazione di programmi di formazione per istruire i dipendenti sugli obblighi di protezione dei dati. Continua a monitorare e migliorare i processi per adattarli all’evoluzione della tecnologia e delle normative.
Un audit GDPR dovrebbe essere effettuato regolarmente per assicurarsi che l’azienda segua le regole per la protezione dei dati personali. È come un check-up per assicurarsi che tutto sia in ordine. Sebbene il Regolamento non indichi con esattezza la frequenza di questi controlli, è consigliabile effettuarli almeno una volta all’anno. Alcune aziende potrebbero aver bisogno di effettuare un audit di conformità al GDPR più spesso, soprattutto se gestiscono molti dati personali o se apportano grandi modifiche alle modalità di utilizzo di tali dati.
Una checklist per un audit privacy è uno strumento utile che aiuta le aziende a verificare se stanno rispettando le regole per la protezione dei dati personali. Si tratta di una lista di controllo o di una guida che indica gli aspetti da verificare per assicurarsi che le informazioni personali siano gestite correttamente. Questo modello permette di risparmiare tempo e di non tralasciare nessun passaggio importante durante l’audit.
🔎 Nei paragrafi seguenti puoi trovare la nostra Checklist per l’audit GDPR, che ti aiuta a controllare tutti gli elementi necessari per una verifica completa.
Durante un audit, devi controllare tipi specifici di dati che rientrano nella protezione del regolamento. Questi includono:
| Categoria di dati | Esempi |
|---|---|
| Dati personali | Qualsiasi informazione relativa a una persona identificabile. Potrebbe trattarsi di nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono o indirizzi IP. |
| Dati sensibili | Categorie speciali di dati personali che necessitano di maggiore protezione: origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose, dati biometrici per l’identificazione, informazioni sulla salute e l’orientamento sessuale. |
| Attività di elaborazione dati | Dettagli sulle modalità di raccolta, archiviazione, utilizzo e condivisione dei dati personali. Questi includono le registrazioni del consenso, gli accordi di trattamento dei dati e qualsiasi trasferimento di dati all’estero. |
| Misure di sicurezza | Informazioni su come i dati personali vengono protetti, come la crittografia, i controlli di accesso e le politiche di sicurezza. |
| Documentazione di conformità | Informative privacy, valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e qualsiasi registrazione di violazioni di dati o risposte a richieste di soggetti interessati. |
È gratis e ci vogliono pochi secondi
Un audit può sembrare un compito scoraggiante da affrontare. Ecco perché abbiamo pensato di suddividerlo in diverse aree di interesse, ciascuna da esaminare durante un audit dei dati. Iniziamo!
Se come organizzazione tratti i dati personali, il GDPR (articolo 6) ti richiede di avere una ragione legittima per farlo (detta base giuridica).
Quando esegui un audit GDPR, assicurati di avere dei motivi validi per elaborare tutti i dati che raccogli. Ciò si collega a un altro importante principio del GDPR, chiamato minimizzazione dei dati, che vale la pena di menzionare in questa sede.
Questo concetto prevede che si raccolgano solo le informazioni personali direttamente rilevanti ed essenziali per raggiungere un determinato obiettivo. Inoltre, devi conservare i dati solo per il tempo necessario a raggiungere tale obiettivo.
💡 Le basi giuridiche che scegli DEVONO applicarsi legittimamente al tuo business. Altrimenti potresti esporti a multe salate.
Il GPDR richiede di essere trasparenti sulle pratiche di raccolta dei dati e di informare debitamente gli utenti. Ciò avviene tipicamente attraverso una privacy policy (anche detta informativa privacy).
Questo documento legale deve indicare le modalità con cui il tuo sito web o app raccolgono, elaborano, archiviano, condividono e proteggono i dati degli utenti, le finalità per cui ciò avviene e i diritti degli utenti a tale riguardo.
Una privacy policy deve essere facilmente comprensibile, chiara e aggiornata.
Per vedere come dovrebbe essere un’informativa, dai un’occhiata al nostro modello di informativa sulla privacy.
Questi diritti, tipicamente indicati nel GDPR come “diritti degli interessati“, sono una parte fondamentale della conformità al GDPR. Assicurarsi di comprendere il significato di ciascuno di essi e di avere la capacità tecnica e organizzativa per rispettarli è fondamentale.
Nel tentativo di garantire che gli individui abbiano il controllo sui propri dati, il Regolamento consente agli interessati di inviare delle richieste che riguardano i dati personali che le aziende hanno su di loro.
Il GDPR garantisce i seguenti diritti agli interessati:
Naturalmente, non basta conoscere questi otto diritti. È necessario disporre di procedure che permettano di rispettarli. Ad esempio, devi essere in grado di soddisfare le richieste di accesso ai dati (DSAR), ovvero le richieste che le persone possono inviarvi per ricevere maggiori informazioni o esercitare i propri diritti. La richiesta deve essere soddisfatta senza ritardi ingiustificati e, al più tardi, entro un mese dalla sua ricezione.
Poiché per il GDPR il consenso è molto importante, è obbligatorio tenere dei registri chiari che dimostrino che l’utente ha dato il consenso. In caso di problemi, l’onere della prova spetta al titolare del trattamento dei dati, quindi è fondamentale tenere registri accurati.
I registri dovrebbero includere:
Tieni traccia delle richieste di opt-in e opt-out. Un esempio di opt-out è quando un utente ritira il proprio consenso da un’attività di raccolta dati, come una newsletter. In questo caso, l’utente si disiscrive e tu devi onorare la sua richiesta e non contattarlo più.
👉 Ti consigliamo di utilizzare una piattaforma per la gestione del consenso (CMP) per memorizzare i consensi.
Il Responsabile della protezione dei dati (DPO o RPD) è un esperto della legge sulla protezione dei dati. Il suo ruolo è quello di aiutare il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento a definire, applicare e monitorare una strategia di protezione dei dati in linea con i requisiti del GDPR.
Il DPO deve inoltre conoscere la gestione dei processi informatici, la sicurezza dei dati e altre questioni importanti legate al trattamento dei dati personali e sensibili.
Il GDPR richiede la nomina di un DPO nei seguenti casi:
La decisione di nominare un DPO dipende non solo dal numero di dipendenti, ma anche dalla natura delle attività di trattamento. Se la tua organizzazione non rientra in queste categorie, la nomina del DPO non è obbligatoria.
💡 Vuoi sapere come scegliere un DPO? Leggi la nostra guida qui!
Hai l’obbligo di nominare un rappresentante nell’UE con sede in uno dei paesi dell’Unione in cui risiedono i tuoi utenti se hai sede al di fuori dell’UE e se:
Il rappresentante UE gestisce tutte le richieste, le domande o i reclami di singoli individui o delle autorità competenti al posto del titolare del trattamento. Invia poi al titolare qualsiasi richiesta di questo tipo, insieme alle relative informazioni.
Inoltre, assiste il titolare nella conformità al GDPR, compresa la segnalazione di violazioni dei dati e la collaborazione con le autorità. Tuttavia, è il titolare del trattamento – e non il rappresentante – il responsabile delle attività di trattamento dei dati. Il rappresentante ha comunque i propri obblighi, come quello di conservare i registri delle attività di trattamento.
💡 Il GDPR richiede di nominare il rappresentante UE “per iscritto”. Dai un’occhiata al nostro modello di nomina.
Ai sensi del GDPR, un responsabile del trattamento è definito come qualsiasi persona o entità giuridica coinvolta nel trattamento dei dati personali per conto del titolare del trattamento.
Quindi un Contratto di nomina a responsabile del trattamento è un documento che certifica che il responsabile che hai designato si impegna a trattare i dati al posto tuo e in linea con la legge, come predisposto dal GDPR.
Il contratto deve essere stipulato per iscritto, anche in formato elettronico (Articolo 28 del GDPR). Definisce i ruoli e le responsabilità in merito al trattamento dei dati. I responsabili devono seguire le istruzioni dei titolari, implementare delle misure di sicurezza e collaborare in eventuali indagini.
Tuttavia, le grandi aziende che operano come responsabili, come ad esempio Mailchimp, spesso aggiungono il Contratto di nomina direttamente nei loro Termini e Condizioni. Quando sottoscrivi il loro servizio, accetti anche i loro Termini. Qui trovi l’Addendum sul trattamento dei dati di Mailchimp.
💡 In breve, se ti affidi a dei responsabili per trattare i dati al posto tuo, devi predisporre questo contratto.
Il GDPR introduce la responsabilità congiunta (Articolo 82) del titolare e del responsabile per quanto riguarda le terze parti. Se un interessato crede che i suoi dati siano stati processati in modo illecito, può chiedere un risarcimento a una delle due parti, che a sua volta può rivalersi sull’altra.
🚨 Attenzione ai trasferimenti di dati all’estero
I trasferimenti di dati di residenti nell’UE al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) sono consentiti solo se il paese di “destinazione” soddisfa determinati requisiti in conformità al GDPR.
La nazione o l’area in cui i dati vengono trasferiti deve avere un livello “adeguato” di protezione dei dati personali secondo gli standard dell’UE.
Se trasferisci i dati verso paesi che non soddisfano questi requisiti (“paesi terzi”), devi utilizzare le clausole contrattuali standard (SCC).
In breve, devi:
Il GDPR richiede alle aziende di implementare “misure tecniche e organizzative adeguate” per la sicurezza dei dati.
Alcune misure tecniche includono la crittografia, i firewall, il controllo degli accessi (soprattutto se i dati personali sono gestiti da più dipendenti). Inoltre devi disporre di solidi sistemi di sicurezza e formare il personale in materia di protezione dei dati.
Devi anche disporre di un processo predefinito per la notifica alle autorità in caso di violazione dei dati o di esposizione di dati sensibili.
Ai sensi dell’articolo 35 del GDPR, una Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (Data Protection Impact Assessment o DPIA) è necessaria quando le attività di trattamento dei dati possono comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà degli utenti, ad esempio quando si trattano dati sensibili su larga scala.
La DPIA è un processo per analizzare e ridurre al minimo i rischi associati al trattamento dei dati personali.
💡 Una DPIA dovrebbe essere registrata per iscritto. Dai un’occhiata al nostro template di DPIA qui.
| Oggetto | Azioni | Dettagli |
|---|---|---|
| Base giuridica e trasparenza | 1. Assicurati di avere una ragione legale per raccogliere i dati. 2. Raccogli solo i dati necessari alle tue finalità. 3. Predisponi una privacy policy. |
Le ragioni legali includono la necessità di un contratto, un obbligo legale, la protezione degli interessi vitali di qualcuno, l’interesse pubblico, il legittimo interesse dell’organizzazione o il consenso della persona. L’informativa sulla privacy deve descrivere in dettaglio le modalità di raccolta, utilizzo e protezione dei dati degli utenti. |
| Diritti degli utenti | 1. Conosci e rispetta i diritti degli utenti. 2. Tieni un registro dei consensi 3. Gestisci le richieste di opt-in e opt-out. |
Include i diritti di informazione, accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione e processo decisionale automatizzato. Utilizza una piattaforma per la gestione del consenso per semplificare la registrazione. |
| Responsabilità e governance | 1. Considera la nomina di un Responsabile per la protezione dei dati (DPO). 2. Nomina un rappresentante nell’UE se non hai sede nell’UE. 3. Stipula dei Contratti di nomina a responsabile del trattamento 4. Controlla i trasferimenti di dati all’estero. |
Necessario per il trattamento di dati su larga scala o per le autorità pubbliche. Necessario per le aziende al di fuori dell’UE che offrono beni o servizi, o monitorano il comportamento dei residenti nell’UE. Assicurati che i tuoi responsabili del trattamento dei dati accettino di trattare i dati in modo lecito. Assicurati che i trasferimenti di dati verso paesi al di fuori del SEE siano conformi agli standard del GDPR. |
| Sicurezza dei dati | 1. Segui i principi di sicurezza del GDPR. 2. Implementa solidi protocolli di sicurezza interna. 3. Esegui una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati per i trattamenti ad alto rischio. |
Sii responsabile, riduci al minimo la raccolta dei dati e conservali solo per il tempo necessario. Utilizza la crittografia, i firewall, il controllo degli accessi e forma il personale. Analizza e riduci al minimo i rischi nell’elaborazione di dati sensibili. |
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