GDPR Compliance: Significato e consigli per essere conformi
Qual è il significato di GDPR compliance e come essere conformi al GDPR?
La compliance al GDPR può sembrare un processo complicato se non sai da dove iniziare. Ma non preoccuparti! Siamo qui per darti una mano. In questa guida spieghiamo il significato di GDPR compliance e quali passaggi da seguire per assicurare la conformità della tua organizzazione.
Prima di passare alle applicazioni pratiche, capiamo alcuni concetti chiave ⬇️
Cosa vuol dire GDPR compliance?
GDPR compliance significa conformità al GDPR e si riferisce all’adempimento ai requisiti del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea. Il GDPR è una normativa che è entrata in vigore il 25 maggio 2018, con l’obiettivo di proteggere i dati personali e la privacy degli individui all’interno dell’Unione Europea.
Cosa prevede il GDPR?
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) stabilisce una serie di requisiti per le organizzazioni che trattano dati personali di individui residenti nell’Unione Europea. Ecco i principali aspetti previsti dal GDPR:
Principi fondamentali per il trattamento dei dati personali: Il GDPR stabilisce che i dati personali devono essere trattati in modo legittimo, trasparente e corretto. Deve essere raccolto per scopi specifici, espliciti e legittimi, e non trattato ulteriormente in modo incompatibile con quegli scopi.
Diritti degli interessati: Gli individui cui si riferiscono i dati personali hanno diversi diritti, inclusi il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento, di portabilità dei dati e di opposizione al trattamento.
Consenso: Il GDPR richiede che il consenso per il trattamento dei dati personali sia dato in modo libero, specifico, informato ed esplicito.
Privacy by design e privacy by default: Le organizzazioni sono tenute a implementare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che la protezione dei dati personali sia integrata nel trattamento dei dati fin dalla progettazione e che per impostazione predefinita vengano trattati solo i dati necessari per ciascuno scopo specifico.
Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA): Le organizzazioni devono condurre valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati quando il trattamento può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.
Violazione dei dati personali: In caso di data breach, le organizzazioni devono notificarla all’autorità di controllo competente entro 72 ore dalla presa di conoscenza dell’accaduto, a meno che la violazione non presenti un rischio per i diritti e le libertà degli individui. Se il rischio è elevato, gli interessati devono essere informati senza ingiustificato ritardo.
Responsabile della protezione dei dati (DPO): Le organizzazioni che trattano dati su larga scala o trattano categorie particolari di dati personali devono nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) per monitorare la conformità al GDPR.
Trasferimento di dati al di fuori dell’UE: Il GDPR impone restrizioni ai trasferimenti di dati personali al di fuori dell’Unione Europea, per assicurare che il livello di protezione dei dati personali non venga compromesso.
Responsabilità: Le organizzazioni devono essere in grado di dimostrare la conformità con il GDPR, adottando politiche interne e attuando misure che soddisfano in particolare i principi di protezione dei dati sin dalla progettazione e protezione dei dati per impostazione predefinita.
Come essere compliant al GDPR?
Per essere compliant al GDPR, puoi seguire questi punti:
Verifica se il GDPR si applica a te.
Individua quali sono i dati personali che raccogli e tratti, perché li utilizzi, da dove provengono e chi vi ha accesso.
Assicurati di avere una base legale per il trattamento dei dati personali.
Metti in atto solide misure di sicurezza e aggiorna spesso i tuoi software per proteggere la privacy.
Comunica chiaramente ai tuoi utenti il modo in cui utilizzi i dati e i loro diritti nella tua privacy policy.
Preparati a gestire rapidamente le richieste degli utenti in merito ai loro dati.
Se necessario, nomina un DPO che si occupi del rispetto delle leggi sulla protezione dei dati.
Assicurati che tutti siano a conoscenza del GDPR e del processo di compliance.
Monitora la tua conformità al GDPR per risolvere eventuali problemi.
Chi è responsabile della conformità al GDPR?
La responsabilità della conformità al GDPR ricade principalmente sull’organizzazione che tratta dati personali, identificata come titolare del trattamento, che decide il perché e il come del trattamento dei dati personali.
Inoltre, se i dati vengono trattati per conto del titolare del trattamento da un’altra entità, questa entità è conosciuta come responsabile del trattamento e ha anch’essa responsabilità specifiche per assicurare che il trattamento dei dati rispetti il GDPR.
In alcuni casi, il GDPR richiede anche la designazione di un Responsabile della protezione dei dati (DPO) che supporti l’organizzazione nel monitorare la conformità interna, fornire consulenza e agire come punto di contatto con le autorità di regolamentazione.
Pertanto, la conformità al GDPR è una responsabilità condivisa tra tutte le parti coinvolte nel trattamento.
Quali caratteristiche deve avere l’informativa per essere GDPR compliant?
Per essere GDPR compliant (Art. 13), un’informativa privacy deve specificare almeno:
Il proprietario del sito/app
Quali dati vengono trattati e come
Qual è la base giuridica del trattamento
Quali sono le finalità del trattamento
Quali terze parti hanno accesso alle informazioni
Se applicabile, informazioni dettagliate sul trasferimento di dati all’estero e sulle misure prese affinché questo avvenga in modo sicuro e conforme.
I diritti degli utenti
Descrizione del processo per la notifica di utenti e visitatori di modifiche o aggiornamenti alla privacy policy.
Data effettiva.
➡️ Dopo aver compreso l’importanza del GDPR per la tua azienda e averne compreso i requisiti di conformità, è il momento di passare ai passi da compiere per raggiungere la conformità.
Passaggi per la compliance al GDPR
Ci sono alcuni passaggi che ti aiuteranno a determinare come essere conformi al GDPR. Rispondere alle seguenti domande ti aiuterà a determinare se il GDPR si applica a te e cosa fare per essere conforme.
Iniziamo!
Fase 1: Il GDPR si applica a te?
La prima cosa da valutare è se il GDPR si applica a te. Il GDPR si applica generalmente a organizzazioni, aziende, individui, società, autorità pubbliche e altre entità che:
hanno sede nell’UE
offrono beni o servizi (anche gratuitamente) a persone nell’UE;
monitorano il comportamento di persone nell’UE, direttamente o come terze parti.
Il GDPR può applicarsi anche al di fuori dei confini europei: si tratta del cosiddetto ambito di applicazione extraterritoriale.
Fase 2: Tratti i dati personali?
Il secondo passo verso la conformità è determinare se effettivamente tratti dati personali. Molto probabilmente lo fai, perché il GDPR definisce come dato personale un qualsiasi dato relativo a una persona vivente identificata o identificabile. Ciò include dati che possono portare all’identificazione di una persona o anche dati pseudonimizzati o crittografati, se la crittografia/anonimizzazione è reversibile.
Se tratti dati personali, ecco cosa devi fare:
Hai bisogno di una base giuridica valida per il trattamento: la tua attività è illegale senza una base giuridica. Il GDPR prevede sei basi legali; puoi verificarle qui.*
Devi informare i tuoi utenti che stai raccogliendo i loro dati. A tal fine, è necessaria una privacy policy. Si tratta di un documento legale che contiene tutte le informazioni sulla tua attività di trattamento dei dati: quali dati raccogli, come li utilizzi, chi vi ha accesso, come li tieni al sicuro. L’informativa sulla privacy deve essere scritta in un linguaggio semplice e deve essere accessibile in tutto il sito web o app. Qui puoi trovare il nostro modello di informativa privacy per avere un’idea più precisa.
Fase 3: *La tua base giuridica è il consenso?
Se sì, ci sono dei passaggi aggiuntivi da seguire per essere GDPR compliant.
Assicurati che il consenso che ottieni dagli utenti sia verificabile. Il consenso deve essere sempre “esplicito e prestato liberamente”. Questo vuol dire che il meccanismo per acquisitre il consenso non deve essere ambiguo e deve includere un’azione esplicita per prestare il consenso (il regolamento vieta in modo specifico le checkbox pre-selezionate e meccanismi di opt-out simili). Inoltre, devi dare ai tuoi utenti la possibilità di ritirare il loro consenso in qualsiasi momento.
Tieni un chiaro registro dei consensi. Devi essere in grado di dimostrare: quando è stato prestato il consenso, da chi, quali preferenze sono state espresse, quali documenti legali e quali moduli sono stati presentati al momento della raccolta del consenso.
Fase 4: Tieni i dati al sicuro?
Ora è tua responsabilità mantenere i dati raccolti al sicuro da eventuali perdite, furti o attacchi informatici.
Secondo il GDPR, devi implementare “misure tecniche e organizzative adeguate” per proteggere i dati raccolti. Ad esempio, è necessario criptare, pseudonimizzare e anonimizzare i dati quando possibile.
Un altro punto chiave è la formazione del personale. Un team che non conosce le misure di sicurezza di base potrebbe inavvertitamente condividere informazioni riservate o dare accesso ai dati alla persona sbagliata.
Eseguire una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA): una DPIA è un processo utilizzato per aiutare le organizzazioni ad adeguarsi efficacemente al GDPR e a ridurre al minimo i rischi legati alla protezione dei dati. La DPIA non è sempre obbligatoria, ma è consigliabile eseguirla quando non si sa quanto possa essere rischiosa per gli utenti la propria attività di trattamento.
Avere un processo in atto per le violazioni dei dati. Una violazione dei dati (data breach) può verificarsi in qualsiasi momento. Pertanto, è necessario disporre di un processo di notifica all’Autorità di vigilanza e agli utenti interessati.
Fase 5: Chi è il responsabile della GDPR compliance nella tua organizzazione?
Come abbiamo già detto, qualcuno all’interno della tua organizzazione dovrebbe essere responsabile della conformità al GDPR.
Se hai sede nell’UE, potreste dover nominare un Responsabile della protezione dei dati (DPO). Il DPO è una persona che conosce la legge sulla protezione dei dati, il cui ruolo comprende il monitoraggio della conformità interna al GDPR e la supervisione della strategia e dell’attuazione della protezione dei dati. Tuttavia, la nomina di un DPO non è sempre obbligatoria: puoi verificare i casi specifici qui.
Se hai sede al di fuori dell’UE, devi nominare un rappresentante UE, una persona che possa gestire le richieste delle autorità di protezione dei dati per vostro conto. Inoltre, potrebbe essere necessario nominare un DPO, come spiegato sopra.
Fase 6: Sei in grado di rispondere alle richieste dei tuoi utenti?
Ai sensi del GDPR, gli utenti hanno diritti specifici e devi essere in grado di soddisfare le richieste in merito ai loro dati personali.
Più specificamente, deve essere facile per i vostri utenti:
richiedere e ricevere tutte le informazioni che possiedi su di loro;
correggere o aggiornare informazioni inesatte o incomplete;
opporsi a determinate attività di trattamento;
ricevere una copia dei propri dati personali in un formato che possa essere facilmente trasferito a un’altra azienda;
richiedere la cancellazione dei propri dati personali;
chiedere di limitare il trattamento dei propri dati personali.
Riassunto dei passaggi essenziali per la compliance GDPR
Fase
Azione
Spiegazione
1
Controlla se il GDPR si applica a te
Il GDPR si applica se ti trovi nell’UE, se offri beni/servizi a persone dell’UE o se monitori il loro comportamento. Può applicarsi anche al di fuori dell’UE.
2
Verifica se tratti i dati personali
Se tratti dati che possono identificare una persona, probabilmente tratti dati personali. È necessario avere un motivo valido per farlo e informare gli utenti attraverso un’informativa sulla privacy.
3
Se il consenso è la tua base giuridica
Se la tua base del trattamento è il consenso, assicurati che sia esplicito e verificabile. Gli utenti devono essere in grado di scegliere liberamente e di ritirare il consenso in qualsiasi momento. Conserva un chiaro registro del consenso.
4
Tieni i dati al sicuro
Sei il responsabile della sicurezza dei dati raccolti. Utilizza la crittografia, forma il personale, valuta i rischi di protezione dei dati e predisponi un piano di risposta alle violazioni dei dati.
5
Identifica il responsabile per il GDPR
Nomina un responsabile della protezione dei dati (DPO), se necessario. Se fuori dall’UE, nomina un rappresentante UE per gestire le richieste di protezione dei dati.
6
Rispondi alle richieste degli utenti
Preparati a consentire agli utenti di accedere, correggere, cancellare i propri dati o limitarne il trattamento. Assicurati che possano esercitare facilmente i loro diritti ai sensi del GDPR.
Come vedi, la conformità al GDPR richiede una serie di valutazioni accurate. Un approccio poco attento potrebbe esporti a multe salate e richiami ufficiali.
Ecco perché è sempre meglio rivolgersi a un professionista o affidarsi a un software di qualità, come iubenda! ⬇️
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