Klokkenluiden, een essentieel mechanisme voor het handhaven van de ethiek en verantwoordingsplicht van organisaties, houdt in dat werknemers vermoedens van wangedrag of wangedrag binnen hun organisatie melden. Klokkenluiden kan alleen effectief zijn als er een goed gedefinieerd en transparant rapportageproces is.
In de Europese Unie wordt klokkenluiden geregeld door Richtlijn (EU) 2019/1937, ook bekend als de Klokkenluidersrichtlijn, die op 16 december 2019 in werking is getreden. De richtlijn verbetert de bescherming voor mensen die overtredingen van de EU-wetgeving in hun werkomgeving melden en verplicht de lidstaten om hun nationale wetten op elkaar af te stemmen om in de hele EU een adequaat beschermingsniveau te bieden.
De Klokkenluidersrichtlijn is van toepassing op:
Om hieraan te voldoen, moeten bedrijven:
Het proces van klokkenluiden bestaat uit verschillende fasen.
De eerste fase, waarmee het rapportageproces begint, is het herkennen van misstanden binnen een bedrijf. Klokkenluiders kunnen een breed scala aan zaken melden op verschillende gebieden, waaronder, maar niet beperkt tot:
Zodra de misstand is gedocumenteerd, kan de klokkenluider dit melden door te kiezen voor een intern of extern meldkanaal.
Interne rapportagekanalen hebben meestal de voorkeur, maar als deze niet effectief zijn of tot vergelding kunnen leiden, kunnen ze ook rechtstreeks aan de bevoegde nationale autoriteiten rapporteren of zelfs in bepaalde omstandigheden een openbare melding doen.
Zodra het rapport is ontvangen, moet de organisatie het aanpakken. Elke organisatie moet een duidelijk klokkenluidersbeleid hebben, waarin staat hoe het meldingsproces wordt afgehandeld en waarin een onpartijdige persoon of afdeling wordt aangewezen die meldingen ontvangt en opvolgt.
Het aangewezen team zal dan het onderzoek starten en bepalen of de klacht gegrond is en of er aanvullende informatie nodig is. In bepaalde gevallen moet het bedrijf de betrokken personen ook op de hoogte stellen van de beschuldigingen tegen hen.
De klokkenluider kan binnen 7 dagen een eerste follow-up verwachten. Dit is een formele bevestiging dat het rapport is ontvangen en het onderzoek zal starten.
Als het onderzoek is afgerond en het bedrijf de nodige actie heeft ondernomen, kan het rapport als compleet worden beschouwd. De klokkenluider moet binnen maximaal 3 maanden een andere terugkoppeling over het rapport ontvangen.
Richtlijn (EU) 2019/1937, ook bekend als de Klokkenluidersrichtlijn, benadrukt vooral het belang van de bescherming van klokkenluiders tegen elke vorm van vergelding. Werknemers moeten zich veilig voelen om misstanden binnen hun werkomgeving te melden, zonder bang te hoeven zijn om ontslagen, gedegradeerd of lastiggevallen te worden.
Daarom is het essentieel dat een bedrijf zowel een duidelijk klokkenluidersbeleid opstelt als een veilig en vertrouwelijk meldkanaal.
Bovendien kunnen klokkenluiders ook kiezen of ze anoniem willen blijven of hun naam bekend willen maken. De identiteit van de klokkenluider kan alleen bekend worden gemaakt als hij of zij daarvoor toestemming geeft. In beide gevallen moet de organisatie hun identiteit beschermen en elke vorm van vergelding vermijden.
Tot slot moeten melders een sterke juridische bescherming krijgen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
Volgens de EU-klokkenluidersrichtlijn kunnen mensen misstanden op het werk op drie manieren melden:
Laten we ze stuk voor stuk doornemen.
Interne meldkanalen zijn de voorkeursmethode voor klokkenluidersklachten. Volgens de EU-richtlijn moeten alle particuliere bedrijven met 50 of meer werknemers en alle overheidsinstanties effectieve en vertrouwelijke rapportagekanalen opzetten. Denk eraan: de deadline om aan deze vereiste te voldoen is 17 december 2023.
Klokkenluiders moeten hun klachten schriftelijk, mondeling of persoonlijk kunnen indienen.
Om een melding mondeling of persoonlijk in te dienen, moet de klokkenluider contact opnemen met het aangewezen team of de persoon die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor klokkenluiden. In deze gevallen kan anonimiteit niet altijd worden gegarandeerd, maar het bedrijf moet nog steeds de vertrouwelijkheid waarborgen.
Om een rapport schriftelijk in te dienen, kan een organisatie een interne procedure opstellen – bijvoorbeeld door een specifiek e-mailadres in te stellen waarnaar de klachten moeten worden gestuurd – of vertrouwen op een platform van een derde partij. Meestal maken deze platforms het mogelijk om het klokkenluidersproces te stroomlijnen en tegelijkertijd anonimiteit en vertrouwelijkheid te garanderen.
Onze tool is op maat gemaakt voor de EU-klokkenluidersrichtlijn en helpt je te voldoen aan de voorschriften met een veilig kanaal voor het indienen en beheren van klokkenluidersmeldingen. Handhaaf een gebruiksvriendelijk rapportageformulier voor medewerkers en andere belanghebbenden en beheer het hele proces vanuit een alles-in-één dashboard.
Als het interne meldkanaal niet als veilig of vertrouwelijk wordt beschouwd, of als de melding kan leiden tot vergelding, kan de klokkenluider ook rechtstreeks melden bij de bevoegde nationale autoriteiten.
De EU-klokkenluidersrichtlijn verplicht lidstaten om een bevoegde autoriteit aan te wijzen, die de klachten in ontvangst moet nemen, moet onderzoeken en vervolgens een passende follow-up aan de meldingen moet geven.
Hier is een lijst van de bevoegde autoriteiten in Europa:
| Land | Bevoegde autoriteit |
|---|---|
| Oostenrijk | Oostenrijkse federale mededingingsautoriteit (AFCA) |
| België | Federale ombudsman |
| Bulgarije | Commissie bescherming persoonsgegevens (CPDP) |
| Kroatië | Ombudsvrouw van Kroatië |
| Tsjechië | Ministerie van Justitie |
| Denemarken | Nationaal Klokkenluidersregeling |
| Finland | Kanselier van Justitie |
| Frankrijk | Verschillende bevoegde autoriteiten, afhankelijk van het onderwerp: hier is een lijst. De Franse Verdediger van de Rechten is het centrale contactpunt voor klokkenluiders. |
| Duitsland | Federaal Justitieel Bureau |
| Griekenland | Klachtenbureau van het secretariaat-generaal tegen corruptie (GSAC) |
| Ireland | Beschermde openbaarmakingen Commissaris |
| Italië | Anticorruptieautoriteit (ANAC) |
| Letland | Verschillende bevoegde autoriteiten, afhankelijk van het onderwerp. De Staatskanselarij is het centrale contactpunt voor klokkenluiders. |
| Litouwen | Openbaar ministerie van de Republiek Litouwen |
| Luxemburg | Verschillende bevoegde autoriteiten, afhankelijk van het onderwerp: hier is een lijst. |
| Malta | Bureau van de Ombudsman |
| Nederland | Autoriteit Financiële Markten voor Nederland |
| Noorwegen | Verschillende bevoegde autoriteiten, zoals de Noorse Arbeidsautoriteit, de politie en de Gegevensbeschermingsautoriteit. |
| Portugal | Nationaal anticorruptiemechanisme |
| Roemenië | Nationaal Agentschap voor Integriteit |
| Slowakije | Bureau bescherming klokkenluiders |
| Slovenië | 22 verschillende staatsinstellingen zijn verantwoordelijk voor het ontvangen en afhandelen van de externe rapporten. |
| Spanje | Onafhankelijke autoriteit voor de bescherming van informanten |
| Zweden | Verschillende bevoegde autoriteiten, afhankelijk van het onderwerp. De Swedish Work Environment Authority is het centrale contactpunt voor klokkenluiders. |
Het laatste rapportagekanaal is openbaarmaking, wat alleen onder bepaalde omstandigheden gebruikt mag worden. Een paar voorbeelden zijn:
Openbaarmaking kan plaatsvinden via webplatforms, sociale media, de pers, gekozen functionarissen, maatschappelijke organisaties, etc. Zelfs in dit geval zou de klokkenluider dezelfde mate van bescherming moeten krijgen.
Samenvattend zijn er drie belangrijke stappen die elke organisatie zou moeten volgen om een goed klokkenluidersrapportageproces te implementeren:
iubenda’s tool voor klokkenluiders helpt bedrijven in de EU om naleving te garanderen. We hebben ons product ontworpen om het beheer binnen organisaties te stroomlijnen, klokkenluiders te beschermen en ervoor te zorgen dat bedrijven zich consequent aan de wet houden.
