EU-direktiv 2019/1937, også kendt som whistleblowerdirektivet, trådte i kraft den 16. december 2019. Direktivet skal sikre øget beskyttelse af dem, der indberetter overtrædelser af EU-lovgivningen inden for deres professionelle miljø. Direktivet har krævet, at medlemsstaterne ensrettede deres nationale lovgivning for at sikre et ensartet beskyttelsesniveau for whistleblowere i hele EU.
Mål: Det primære mål er at definere et referencegrundlag, ud fra hvilket nationale lovgivninger i hele EU om beskyttelse af personer, der indberetter oplysninger om overtrædelser af EU-lovgivningen, ensrettes.
Tidslinje for implementering
Generel vedtagelse: EU’s medlemsstater havde deadline den 17. december 2021 til at vedtage love og regler i tråd med direktivets krav.
Specifikke bestemmelser for mellemstore virksomheder: Direktivet fastsætter, at den private sektor og juridiske enheder, der beskæftiger mellem 50 og 249 personer, har indtil den 17. december 2023til at etablere en intern indberetningskanal (IRC).
Etableringen af denne kanal skal tage højde for følgende søjler:
Fortrolighed: Sikre beskyttelse af whistleblowerens identitet.
Hurtig bekræftelse af modtagelse: Anerkendelse af modtagne indberetninger inden for 7 dage.
Upartisk behandling: Udpegning af en upartisk person, der er specifikt ansvarlig for at behandle indberetninger.
Rettidigt svar (feedback): Virksomheden skal forpligte sig til at give svar (feedback) på indberetninger senest tre måneder fra modtagelsen.
Effektive sikkerhedsforanstaltninger: Der skal være foretaget en tydelig afgrænsning af de metoder og kanaler, der er tilgængelige for indberetning.
Transparente indberetningsveje: Beskyttelse af whistleblowere, der indberetter sandfærdigt inden for direktivets anvendelsesområde, skal sikres. Sikkerhedsforanstaltninger omfatter streng fortrolighed, bistand fra myndigheder, retshjælp og beskyttelse mod repressalier, herunder ansvarsfritagelse i bestemte situationer, og omvendt bevisbyrde.
Virksomheder er endvidere forpligtet til at opbevare alle optegnelser over indberetninger og medfølgende dokumentation for at overholde de relevante krav.
Vigtige aspekter og mål i EU’s whistleblowerdirektiv
Bredt anvendelsesområde: Direktivet dækker en lang række områder, herunder offentlige indkøbskontrakter, finansielle tjenesteydelser, hvidvaskning af penge, produkt- og transportsikkerhed, nuklear sikkerhed, folkesundhed, forbruger- og miljøbeskyttelse og meget mere.
Flere indberetningskanaler: Whistleblowere opfordres til først at gøre brug af indberetningskanaler i deres egen virksomhed, men hvis disse viser sig at være ineffektive eller kan føre til repressalier, er det også muligt at indberette direkte til de kompetente nationale myndigheder – eller endda under visse omstændigheder foretage en offentliggørelse.
Beskyttelsesforanstaltninger: Direktivet fastsætter, at medlemsstater skal forbyde enhver form for repressalier mod whistleblowere, herunder afskedigelse, degradering, chikane og anden unfair behandling.
Fortrolighed: Whistlebloweres identitet skal beskyttes, medmindre de giver deres udtrykkelige samtykke til, at deres identitet kan afsløres.
Offentlig og privat sektor: Direktivet gælder både for den offentlige og den private sektor. I den private sektor gælder det for enheder med over 50 ansatte, medmindre der er udarbejdet særlige bestemmelser for virksomheder med færre medarbejdere.
Bevisbyrde: Hvis der bliver iværksat repressalier mod whistlebloweren, som formodes at ske i forlængelse af en indberetning, flyttes bevisbyrden til den person, der har iværksat repressalier, således at denne skal bevise, at vedkommende har handlet af andre årsager end repressalier.
Support og assistance: Medlemsstater er forpligtet til at give information, rådgivning og endda gratis juridisk bistand til whistleblowere for at sikre, at de kender deres rettigheder og bliver støttet gennem hele processen.
VIGTIGT: iubenda har udviklet et whistleblower-værktøj til administration af dine skriftlige whistleblower-indberetninger, men direktivet kræver også, at virksomheder etablerer fysiske og mundtlige indberetningsmetoder i deres interne kanal (og tilbyder samme beskyttelse for alle metoder til whistleblowere, der benytter dem).
iubendas Whistleblowing Management Tool hjælper EU-virksomheder med at forblive compliant. Vi har designet vores produkt, så virksomheders behandling af indberetninger strømlines, whistleblowere beskyttes, og virksomheder altid overholder loven.
Vores værktøj omfatter en brugervenlig indberetningsformular til medarbejdere og andre interessenter og giver virksomheder mulighed for at styre hele processen via ét intuitivt alt i et-dashboard.
VIGTIGT: Selvom din virksomhed er geografisk beliggende uden for EU,skal den overholde det nye direktiv, hvis du har en afdeling i EU med mindst 50 ansatte.
💡 Er det første gang, du bruger vores løsninger? 👉 Kom i gang her.
Sådan virker det
⚠️ iubendas Whistleblowing Management Tool er inkluderet i vores Ultimate-abonnement og kan aktiveres med et enkelt klik. Intet behov for konfiguration.
1. Aktivering af Whistleblowing Management Tool
I dit iubenda-dashboardskal du blot klikke på “Aktivér“
💡 Husk, at en formular, som er nem at få øje på, er med til at sikre, at alle, der ønsker at foretage en indberetning, nemt kan gøre det.
Efter aktivering skal du klikke på “Integrer” for at integrere formularen, så ansatte og andre indberettere nemt kan få adgang og oprette en indberetning.
I dette afsnit finder du alle muligheder for at integrere formularen:
Direkte link: Brug et direkte link, hvis du ønsker at sende dine brugere direkte videre til din formular frem for at bruge et modalvindue. Kopiér linket, og giv det en strategisk placering på din hjemmeside, på dit intranet, i din whistleblowerpolitik og andre relevante steder.
Tilføj en widget til footeren: Brug den medfølgende kode til at integrere formularen direkte på din hjemmeside. Du kan vælge mellem en hvid eller sort knap, eller du kan formateringen helt. Du skal bare kopiere og indsætte det i brødteksten på din hjemmeside, der hvor du vil have vist knappen. Når brugere klikker på knappen, åbnes formularen i et modalvindue.
Integrer formularen i brødteksten: Når formularen integreres direkte i brødteksten på din hjemmeside, integreres den, som var den en del af din hjemmeside. For at gøre det skal du kopiere JavaScript- kodestykket og indsætte det i HTML-koden på den side, du har udvalgt til formålet.
Printbar PDF-fil med QR-kode: Den fungerer som en offline forlængelse af onlineformularen. Designet til fysisk distribution. Du skal blot udskrive PDF-filen og vise eller distribuere den efter behov. PDF-filen indeholder en QR-kode, der, når den scannes, dirigerer brugerne videre til den tilhørende onlineformular til indberetning for whistleblowere.
⚠️ Tips:
Med et direkte link får formularen en ensartet visning på alle platforme.
Sørg for, at formularen nemt kan ses, uanset den valgte integreringsmetode.
Sidefoden anbefales for universel adgang, men du kan også overveje andre strategiske placeringer baseret på din organisationsstruktur.
Hvor skal jeg indsætte iubendas whistleblowing-link?
Det er helt op til dig. Men tommelfingerreglen er sidefoden på din hjemmeside. På den måde er den nem at få øje på på alle sider.
3. Brugerindberetninger
Efter aktivering kan indberettere vælge enten at foretage en anonym indberetning eller oplyse om deres identitet i formularen på din hjemmeside. De kan indsætte oplysninger såsom typen af forseelse eller overtrædelse, en nøjagtig datoog en beskrivelse af fakta. Når formularen er udfyldt, sendes den ved at klikke på “Send indberetning“.
Når formularen er indsendt, modtager indberetter automatisk en bekræftelse på modtagelsen.
3.1 Udnævnelse af en whistlebloweransvarlig
❗️ Direkte aftale gennem vores værktøj
Nem og hurtig udvælgelse af en whistlebloweransvarlig i vores værktøj sikrer en mere smidig og integreret proces. Derved elimineres behovet for en separat udnævnelsesformular.
Besked om adgang til dashboard
Når en person, som ikke har de nødvendige tilladelser, forsøger at få adgang til whistleblowing-dashboardet, får de denne besked:
Du har ikke de nødvendige tilladelser til at tilgå dette værktøj.
Det er kun whistlebloweransvarlige, der har adgang til whistleblowing-dashboardet. Hvis du har brug for at få adgang til dashboardet, skal du kontakte kontoadministratoren og anmode om at få rollen som whistlebloweransvarlig. Administratorer kan administrere roller under ‘Teams’, som du finder på siden “Konto- og fakturaoplysninger”. Bemærk: Administratorer kan ikke påtage sig rollen som whistlebloweransvarlige på grund af visse rollebegrænsninger, ligesom der vil være visse integreringsfunktioner, såsom pdf-downloads og eksempelvisning, som de ikke kan bruge.
Trin for administratorer
Gå til ‘Teams’: Du finder den på siden ‘Konto- og fakturaoplysninger‘ i rullemenuen øverst til højre.
Tildel rollen: Klik på “+ Tilføj bruger“, og vælg derefter det teammedlem, der skal være whistlebloweransvarlig, ved at indtaste vedkommendes mailadresse.
Send invitation: Det valgte medlem vil efterfølgende modtage en mail med en anmodning om at acceptere rollen.
Accept af rolle: Når personen har accepteret rollen, kan denne få adgang til whistleblowing-dashboardet.
Bemærkning til administratorer
Administratorer kan ikke være whistlebloweransvarlige på grund af visse rollebegrænsninger. Derved sikres en klar adskillelse af ansvarsområder i organisationen, så der opnås bedre compliance og ledelse.
4. Whistleblowing-dashboard
Når en indberettende person sender en indberetning, modtager den whistlebloweransvarlige straks en notifikation pr. mail. Den whistlebloweransvarlige kan derefter få adgang til alle indberetninger via dashboardetog hurtigt få status på alle indberetninger.
I dit Whistleblowing Management Dashboard har du fuld adgang til alle henvendelser med alle de nødvendige oplysninger – oprettelsesdato, type, indberettende person, status og beskrivelse.
Når du klikker på en indberetning, vises alle oplysninger om indberetningen. På den måde kan du hurtigt adressere indberettede forhold og samtidig opretholde en sikker og fortrolig kanal for whistleblowere.
Fra dette panel med oplysninger om indberetningen har du mulighed for at give alle indberetninger deres egen status, tilføje noter og se den fulde historik, så du kan holde øje med de forskellige faser i behandlingen.
Status for hver indberetning er nu tydeligt markeret, hvilket gør det nemmere at spore, hvor i processen en indberetning befinder sig.
Statusbekræftelse trin for trin
Dobbelttjek efter hvert trin: En whistlebloweransvarlig skal gennemgå og bekræfte den aktuelle status efter hvert trin. Dette for at sikre, at alle faser af indberetningen behandles korrekt.
Bekræftelse påkrævet: Det er ikke længere muligt at springe videre uden at bekræfte den aktuelle status. Dette tilfører et ekstra kontrollag til processen.
Mulighed for at lave noter
Tilføj kontekst: whistlebloweransvarlige kan nu oprette noter til alle statusser. Dette er en alletiders mulighed for at tilføje oplysninger eller kontekst, hvilket gør behandlingen af indberetningen mere transparent og informativ.
Nem sporing: Disse noter hjælper med at holde styr på tanker, handlinger og beslutninger truffet på alle trin.
Detaljeret log over alle indberetninger
Kronologisk rækkefølge: Nederst i modalvinduet med oplysninger i indberetningerne, finder du en detaljeret log. Loggen viser alle statusændringer i kronologisk rækkefølge.
Fuld historik: Denne funktion giver en komplet historik for hver indberetnings rejse gennem processen, hvilket gør det nemmere at gennemgå og forstå de handlinger, der er foretaget.
Disse opdateringer til statusstyring og tilføjelsen af en detaljeret log forbedrer den overordnede proces med at administrere whistleblowingindberetninger. De giver klarhed, sikrer ansvarlig håndtering og gør det nemmere at opretholde en omhyggelig registrering af behandlingen af alle indberetninger.
Alle statusser i processen med en whistleblowingindberetning repræsenterer en bestemt fase. Her kan du se, hvad de betyder, og hvordan du håndterer dem:
Modtaget: Når du har modtaget en indberetning, skal du gennemgå den og fortsætte til næste trin. Husk, når du har sendt onlineformularen viser den som standard en modtagelsesbekræftelse til whistlebloweren. Hvis en indberetning ikke er foretaget anonymt, bør du overveje at kontakte whistlebloweren skriftligt inden for syv dage.
Antagelighed → accept/ikke-accept: Din første opgave er at vurdere indberetningens antagelighed, dvs. hvorvidt den kan accepteres eller ej. Hvis indberetningen opfylder de fastsatte kriterier og anses for at angå en lovovertrædelse, skal du fortsætte med behandlingen. Anses den derimod for ikke at angå en lovovertrædelse, skal du afslutte behandlingen. Ved ikke-anonyme indberetninger skal du orientere indberetteren.
Behandling (kun relevant ved accept af indberetning): Når en indberetning er markeret som accepteret, er det vigtigt at sørge for omhyggelig opfølgning. I overensstemmelse med whistleblowerdirektivet skal du fortsætte med det efterfølgende trin og give svar (feedback) til indberetteren inden for 3 måneder fra datoen for bekræftelse.
Svar/feedback (kun relevant ved ikke-anonyme indberetninger): Når du har foretaget opfølgning, skal du dele din vurdering og de foranstaltninger, du har truffet, med indberetteren, hvis du kender dennes identitet. Som fastsat i whistleblowerdirektivet skal du give denne feedback inden for 3 måneder fra datoen for bekræftelse.
Færdigbehandling: Når du har udført alle de nødvendige handlinger, anses indberetningen for at være færdigbehandlet. Vurder, om der er behov for flere foranstaltninger i forhold til opfølgning eller interne formål, inden du sletter dokumentation.
Sletning af dokumentation: I overensstemmelse med whistleblowerdirektivet må indberetninger kun opbevares i den periode, det er nødvendigt og rimeligt for at overholde kravene i direktivet eller andre krav i EU- eller national lovgivning. I det omfang, at national lovgivning stiller krav om sletning, er det vigtigt, at du overholder sådanne krav. Vær ekstra forsigtig, når du sletter dokumentation, da du ikke kan fortryde handlingen.
Flere ressourcer
For at hjælpe vores brugere og effektivisere behandlingen af indberetninger har vi udarbejdet nogle ressourcer, du kan downloade her:
📜 Skabelon til whistleblowerpolitik – Whistleblowerpolitikken fungerer som en skabelon, virksomheder kan tilpasse til egen kontekst, og indeholder et afsnit, hvor der kan tilføjes et link, så formularen kan indsendes online. Den er udarbejdet fleksibelt, så den kan skræddersys til din virksomheds unikke behov og driftsstil. Den indeholder klare retningslinjer, så dit team ved lige nøjagtigt, hvad der skal gøres i tilfælde af uetisk eller ulovlig adfærd.
👥 Aftaleskabelon: Tildeling af ansvar – Vi har udarbejdet en skabelon, som kan anvendes i forbindelse med udvælgelse af en person eller afdeling som ansvarlig for behandlingen af whistleblowingindberetninger. Skabelonen hjælper med at strømline indberetnings- og undersøgelsesprocessen, sikre ansvarlighed, herunder at bekymringer adresseres af dem, der har de bedste forudsætninger for at behandle dem.
