Een intern rapportagekanaal opzetten
Bedrijven hebben een manier nodig waarop werknemers en andere belanghebbenden misstanden direct kunnen melden. Deze interne kanalen moeten vertrouwelijk en veilig zijn.
Whistleblowing Management Tool
De oplossing om klokkenluidersmeldingen in je hele organisatie te ontvangen en te beheren
EU-richtlijn inzake klokkenluiders
Voor organisaties
Deze tool is op maat gemaakt voor de Europese klokkenluidersrichtlijn en helpt je te voldoen aan de voorschriften voor bedrijven of dochterondernemingen met meer dan 50 werknemers voor een veilig kanaal voor het indienen en beheren van meldingen door klokkenluiders. Met een gebruiksvriendelijk meldingsformulier voor werknemers en andere belanghebbenden beheer je het hele proces vanuit een alles-in-één dashboard.
BELANGRIJK: zelfs als je bedrijf buiten de EU is gevestigd, als je een vestiging in de EU hebt met ten minste 50 werknemers, moet deze ook aan de richtlijn voldoen.
Zet je Whistleblowing Management Tool op en gebruik de tool in drie eenvoudige stappen.
1. Activeren en insluiten
Activeer de tool vanuit je iubenda-dashboard, en sluit het meldingsformulier in waar het gemakkelijk toegankelijk is voor werknemers of andere potentiële melders. Een directe link naar het formulier zorgt voor een consistente look op meerdere platforms.
2. Meldingen ontvangen
Wanneer een melding wordt ingediend, ontvangt je klokkenluider direct een bevestiging per e-mail, terwijl de anonieme meldingsoptie de identiteit van klokkenluider geheim houdt.
3. Rapporten verwerken en opvolgen
Je Whistleblowing Manager kan de details van de melding in zijn dashboard bekijken en indien nodig opvolgen. Dankzij realtime updates blijf je tijdens het hele proces op de hoogte van de status van elke melding.
Ga zelf aan de slag met klokkenluidersmeldingen met iubenda
Activeer de Whistleblowing Management Tool en maak het indienen en beheren van meldingen gemakkelijk.
Is het op mij van toepassing?
De Klokkenluidersrichtlijn is van toepassing op EU-bedrijven of dochterondernemingen met 50 of meer werknemers, evenals op lokale overheden in plaatsen met meer dan 10.000 inwoners. Zo kun je hieraan voldoen:
Verstrek Informatie voor Melders
Informeer alle werknemers en potentiële melders over hun rechten en bescherming en zorg voor training in het meldingsproces.
Bescherm de informatie van klokkenluiders
Houd de persoonsgegevens van klokkenluiders vertrouwelijk en zorg ervoor dat ze anoniem blijven als ze dat willen. Zoals altijd is het van vitaal belang om te voldoen aan gegevensbeschermingsregels zoals AVG.
Represailles voorkomen
Organisaties zijn verplicht om proactieve maatregelen te nemen om represailles te voorkomen door een beleid tegen represailles op te stellen, eerlijke interne onderzoeken uit te voeren en klokkenluiders te ondersteunen die te maken krijgen met represailles.
Functies en voordelen
Snel op te zetten
Activeer de Whistleblowing Tool vanuit je dashboard. Voeg je formulier toe waar je het nodig hebt en begin direct met het verzamelen van meldingen - zo eenvoudig is het.
Moeiteloze configuratie
Ons platform is eenvoudig op te zetten en begeleidt je bij het implementeren van je formulieren en de stappen die je kunt nemen om te voldoen aan de EU-richtlijn inzake klokkenluiders
Uitgebreid dashboard
Navigeer naar het alles-in-één dashboard om binnenkomende meldingen te controleren en te beheren. Filter, sorteer en concentreer je op de informatie die het belangrijkst is voor de compliance van je organisatie.
Soepele integratie
Geen grote aanpassingen in je huidige systemen nodig. Integreer je formulieren op verschillende platforms, zodat je bestaande workflows en procedures intact blijven.
Snel op te zetten
Activeer de Whistleblowing Tool vanuit je dashboard. Voeg je formulier toe waar je het nodig hebt en begin direct met het verzamelen van meldingen - zo eenvoudig is het.
Moeiteloze configuratie
Ons platform is eenvoudig op te zetten en begeleidt je bij het implementeren van je formulieren en de stappen die je kunt nemen om te voldoen aan de EU-richtlijn inzake klokkenluiders
Uitgebreid dashboard
Navigeer naar het alles-in-één dashboard om binnenkomende meldingen te controleren en te beheren. Filter, sorteer en concentreer je op de informatie die het belangrijkst is voor de compliance van je organisatie.
Soepele integratie
Geen grote aanpassingen in je huidige systemen nodig. Integreer je formulieren op verschillende platforms, zodat je bestaande workflows en procedures intact blijven.
-
Anonieme melding
Moedig transparante communicatie aan zonder persoonsgegevens in gevaar te brengen. Creëer een omgeving waarin klokkenluiders zich veilig en gerespecteerd voelen als ze hun zorgen uiten.
-
Gedetailleerde meldingen
Bekijk snel de details van elke melding. Krijg direct toegang tot noodzakelijke informatie en zorg tegelijkertijd voor een vertrouwelijk communicatiekanaal voor klokkenluiders.
-
Live statusupdates
Blijf op de hoogte van het traject van elke melding. Met realtime updates kun je de ontwikkelingen volgen, zodat je snel en effectief kunt reageren op gemelde problemen.
-
Consistent op verschillende apparaten
Zorg voor een gebruiksvriendelijke omgeving. Laat klokkenluiders hun zorgen uiten vanaf elk apparaat dat ze kiezen, zodat ze een naadloze en vertrouwde gebruikerservaring hebben.
-
Beveiligde gebruikerstoegang
Houd de toegang tot meldingen in eigen hand. Met rolspecifieke machtigingen kun je ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige klokkenluidergegevens en deze kunnen bekijken.
-
Transparant bijhouden van gegevens
Houd een glashelder logboek bij van alle acties binnen de klokkenluidersprocedure. Deze uitgebreide verslagen zijn van onschatbare waarde voor wettelijke bescherming en ethisch zakendoen.
-
Makkelijke afdrukbare formulieren
Verbreed je rapportagemogelijkheden. Bied je werknemers opties met QR-geactiveerde PDF-formulieren die je kunt afdrukken en in openbare ruimtes kunt ophangen. Scan gewoon een QR-code om een nieuw rapport te starten.
FAQ
Wie moet voldoen aan de Europese klokkenluidersrichtlijn?
Elk in de EU gevestigd bedrijf met 50 of meer werknemers moet voldoen aan de eisen van de richtlijn of kan sancties worden opgelegd. De klokkenluidersrichtlijn bevat ook regels voor lokale overheden in plaatsen met meer dan 10.000 inwoners.
BELANGRIJK Zelfs als je bedrijf buiten de EU is gevestigd, als je een EU-vestiging hebt met minstens 50 werknemers, moet deze ook aan de richtlijn voldoen.
Wat moet ik doen om hieraan te voldoen?
Voer eerst een meldingssysteem in, zoals onze nieuwe Whistleblowing Management Tool We vereenvoudigen alle vereiste vertrouwelijkheid en veilige gegevensverwerking. De volgende stap is je werknemers voorlichten over hun rechten en hoe ze een melding kunnen doen. Onze afdrukbare rapportformulieren met QR-codes en consistentie op meerdere platforms maken dat ook gemakkelijk. Je moet ook anonieme meldingen mogelijk maken en de identiteit van de melder beschermen als deze ervoor kiest geen contactgegevens bij de melding aan te geven. Anonieme meldingen maken deel uit van je formulieren met iubenda. Last but not least: stel een stevig beleid op tegen represailles, doe op een eerlijke manier je onderzoek en steun klokkenluiders wanneer moeilijke situaties ontstaan.
BELANGRIJK: iubenda heeft een speciale tool ontwikkeld om je te helpen bij het beheren van schriftelijke klokkenluidersmeldingen, maar de richtlijn vereist ook dat bedrijven intern persoonlijke en mondelinge meldingsmethoden opzetten (en dezelfde bescherming bieden aan klokkenluiders die daar gebruik van maken).
Hoe werkt de anonieme meldingsfunctie?
Het is een eenvoudige formulieroptie. Het beschermen van de gegevens van klokkenluiders en het respecteren van hun anonimiteit staat in de richtlijn, dus zorg ervoor dat je een veilige oplossing hebt zoals die van iubenda. Met onze meldingstool kunnen personen kiezen voor anoniem melden bij het invullen van een formulier. Omdat er geen persoonsgegevens worden verzameld, is er geen risico dat de persoon die de melding maakt geïdentificeerd kan worden en je dashboard toont alleen de benodigde details om actie te ondernemen naar aanleiding van de melding.
Wat voor overtredingen kunnen worden gemeld?
Ons kant-en-klare formulier bevat meerdere opties voor meldingen, zoals privacyschendingen, financieel wangedrag, consumentenbescherming, intimidatie, milieukwesties en meer.
Deel van een alomvattende compliance-oplossing
Naast het beheer van meldingen van klokkenluiders biedt iubenda een krachtig pakket compliance-tools, van privacybeleid en cookiebanners tot gegevensverwerkingsregistratie op bedrijfsniveau. Verbeter je compliance en houd je activiteiten transparant en betrouwbaar met ons brede scala aan diensten.
“Ik was eerst zelf klant en begon toen iubenda aan te raden aan m’n eigen klanten, omdat hun dienst zo betrouwbaar is. Ik reken al meer dan twee jaar op iubenda om me de zorgen over de juridische aspecten van een website uit handen te nemen.”